• * Na Maku zamiast klawisza Alt używaj Ctrl+Option(⌥)

Planowany obowiązek wdrożenia EZD w jednostkach realizujących zadania publiczne

Ważne informacje o szkoleniu

Procedowane zmiany przepisów prawa w zakresie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wprowadzą od stycznia 2026 roku obowiązek elektronicznego zarządzania dokumentacją w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, organach jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowych jednostkach organizacyjnych. Korzystanie z systemów klasy EZD będzie obligatoryjne. Ich wdrożenie ma na celu awans cyfrowy jednostek, poprawę ergonomii pracy, a także pomoc w realizacji obowiązku doręczeń elektronicznych poprzez integrację i automatyzację obsługi przesyłek wpływających i wychodzących w postaci elektronicznej.
W związku z powyższym zapraszamy do udziału w szkoleniu, podczas którego wyjaśnimy korzyści wynikające z wdrożenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w jednostce. Zajęcia poprowadzą ekspertki z Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego, który stworzył system do elektronicznego zarządzania dokumentacją zwany EZD PUW.

zwiń
rozwiń
Cele i korzyści
  • Poznanie korzyści wynikających z wdrożenia w podmiocie systemu elektronicznego zarzadzania dokumentacją.
  • Wskazanie różnic miedzy papierowym (tradycyjnym), a elektronicznym sposobem zarządzania dokumentacją i jej archiwizacją.
  • Przedstawienie tych elementów, na które należy zwrócić szczególną uwagę w procesie wdrażania w podmiocie systemu EZD.
  • Omówienie założeń metodyki systemu EZD na przykładzie wdrożeń systemu EZD PUW.
  • Zapoznanie uczestników z najważniejszymi aspektami zarządzania składami chronologicznymi jako niezbędnego elementu przy wdrożeniu systemu EZD.
zwiń
rozwiń
Program

I. Podstawy prawne i prace przygotowawcze do wdrożenia EZD.
1.  Otoczenie prawne EZD:
a. Co uwzględnia planowana zmiana przepisów?
b. Jak należy rozumieć pojęcie  EZD  i czy system EZD może być wdrożony jako system wspierający?
c. Dlaczego warto wdrażać system EZD?
2. Jak przygotować jednostkę do wdrożenia EZD:
a. Metodyka wdrożenia EZD w podmiocie.
b. Etapy wdrażania EZD. 
c. Wybór systemu teleinformatycznego. 
d. Dobre praktyki z przeprowadzonych wdrożeń. 
e. Integracja EZD z innymi systemami.
3. Wykonywanie czynności kancelaryjnych w systemie EZD:
a. Obsługa korespondencji wpływającej i wychodzącej w EZD (poczta tradycyjna, ePUAP, doręczenia elektroniczne, mail informatyczne nośniki danych).
b. Dekretacja.
c. Zakładanie i prowadzenie spraw elektronicznych.
d. Kompletowanie akt spraw w EZD.
e. Akceptacje i podpisy elektroniczne w systemie EZD.
f. Zasady przygotowywania odpowiedzi w sprawach prowadzonych w EZD.
g. Korespondencja wewnętrzna w EZD.
h. Obsługa korespondencji wychodzącej w EZD.
i. Wykorzystanie systemu EZD w zakresie wsparcia prowadzenia spraw w postaci papierowej.

zwiń
rozwiń
Adresaci

Kierownicy podmiotów wdrażających system EZD, osoby odpowiedzialne za procedury obiegu dokumentacji w podmiotach publicznych, osoby koordynujące wdrażanie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów, osoby z komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za organizacje pracy w podmiotach publicznych, archiwiści, informatycy.

zwiń
rozwiń
Informacje o prowadzącym

Trener 1 – zastępca dyrektora Oddziału NASK w Białymstoku, kierownik oddziału Obsługi i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych oraz Szkoleń w Biurze Informatyki i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku. Posiada długoletnie doświadczenie w zakresie wdrażania i stosowania przepisów kancelaryjnych w podmiotach publicznych. Uczestnik zespołu roboczego przygotowującego przepisy Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Od wielu lat wdraża system EZD PUW w podmiotach publicznych i  prowadzi szkolenia z zakresu elektronicznego zarządzania dokumentacji w podmiotach publicznych.

Trener 2 – wieloletni pracownik Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego. Posiada długoletnie doświadczenie w zakresie wdrażania i stosowania przepisów kancelaryjnych w podmiotach publicznych. Uczestnik zespołu roboczego przygotowującego przepisy Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Od wielu lat wdraża system EZD PUW w podmiotach publicznych i prowadzi szkolenia z zakresu elektronicznego zarządzania dokumentacji w podmiotach publicznych.

zwiń
rozwiń
Informacje dodatkowe

Cena: 429 PLN netto/os. Udział w szkoleniu zwolniony z VAT w przypadku finansowania szkolenia ze środków publicznych.

Wypełnioną kartę zgłoszenia należy przesłać do 29 marca 2023 r.