Archiwizacja dokumentacji zamówień publicznych w podmiotach państwowych i samorządowych

• Archiwizacja dokumentacji prowadzonych postepowań o udzielenie zamówień publicznych ma kluczowe znaczenie dla zachowania przejrzystości, poufności i integralności dokumentów, a także dla zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami prawa archiwalnego, przepisami KPA oraz RODO. Właściwa archiwizacja pozwala uniknąć problemów prawnych, ułatwia kontrolę i audyty, jak również umożliwia łatwiejsze odnajdywanie i wykorzystywanie dokumentów w celach dowodowych, czy kontrolnych. 
• Podczas proponowanych zajęć:
- Kompleksowo przeanalizujemy i zaprezentujemy proces tworzenia i gromadzenia dokumentacji związanej z zamówieniami publicznymi, począwszy od etapu przygotowania postępowania do realizacji umowy. 
- Omówimy zasady archiwizacji dokumentacji związanej z prowadzonym postępowaniem, ustalanie okresów przechowywania akt i odpowiedzialność twórców tych dokumentów za teczki zamknięte. 
- Przedstawimy zasady korzystania z dokumentacji przekazanej do archiwum. 
Zajęcia poprowadzi ekspert FRDL, doświadczony archiwista, specjalista ds. zarządzania dokumentacją, który podczas szkoleń przekazuje praktyczne rozwiązania. 
 

• Poznanie całokształtu zagadnień kancelaryjno-archiwalnych odnoszących się wprost do zarządzania dokumentacją z zakresu zamówień publicznych. 
• Zdobycie, uzupełnienie i uporządkowanie wiedzy z zakresu archiwizacji i przechowywania dokumentacji związanej z prowadzonymi w jednostce postępowaniami o udzielenie zamówienia. 
• Poznanie praktycznych przykładów związanych z postępowaniem z dokumentacją z zakresu PZP w jednostce oraz najczęściej popełnianych błędów w tym temacie.
• Uzyskanie odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania i pojawiające się wątpliwości np.
- Jak kwalifikować zamówienia publiczne?
- Jak powinien wyglądać opis teczki z przetargami?
- Czy porządkując zamówienia publiczne trzeba wypinać części metalowe i wykonywać paginację?
- Czy konieczna archiwizacja  obejmuje  całą dokumentację wytworzoną w ramach procedury postępowania czy sam protokół i jego załączniki?
• Otrzymanie obszernych materiałów szkoleniowych wraz z kompletem wzorcowych formularzy niezbędnych przy ewidencjonowaniu teczek (są to np. spisy zdawczo-odbiorcze, wzór opisu teczki, schemat porządkowania akt).
 

1. Zasady prowadzenia dokumentacji w komórkach przetargowych w oparciu o procedury kancelaryjno-archiwalne. Ujęcie pzp w instrukcji kancelaryjnej oraz przepisach wewnętrznych.
2. Dokumentacja zamówień publicznych podmiotów samorządowych i państwowych w jednolitych rzeczowych wykazach akt (klasyfikacja i kwalifikacja przetargów).
3. Okresy przechowywania dokumentacji w świetle prawa krajowego i przepisów unijnych. Z czego wynikają kategorie archiwalne? Problem uzgadnianie kategorii z właściwym archiwum państwowym.
4. Jak ustalić komórkę merytoryczną w procesie gromadzenia dokumentacji i jakie są jej obowiązki? Różnica między komórką organizacyjną, merytoryczną i współdziałającą.
5. Problem wyboru systemu do wykonywania czynności kancelaryjnych, tak by prowadzić akta przetargów w postaci papierowej (tradycyjnie) lub elektronicznej (w systemie teleinformatycznym klasy EZD).
6. Czy każda teczka ma mieć spis spraw? Pojęcie dokumentacji „nietworzącej akt spraw”. Zasady znakowania przesyłek wpływających (pisma, a akta sprawy).
7. Etapy porządkowania zakończonej dokumentacji zamówień publicznych. Różnice w przekazywaniu teczek do archiwum zakładowego i składnicy akt.
8. Elementy opisu teczek z postępowaniami i ewidencjonowanie dokumentacji zamówień publicznych.
9. Kiedy i jaką dokumentację pzp należy oddać do archiwum, a jakie teczki można pozostawić na stanowisku pracy?
10. Postępowanie z dokumentacją pzp, zawierającą dane osobowe, których okres przetwarzania upłynął (realizacja przepisów dot. ochrony danych osobowych).
11. Zasady rozliczania się z aktami nieprzydatnymi (brakowanie a niszczenie) i udział komórek przetargowych w wartościowaniu akt.
12. Korzystanie z dokumentacji pzp przekazanej do archiwum (udostępnianie a wycofanie akt).
13. Podsumowanie, pytania i odpowiedzi. 
 

Osoby prowadzące zamówienia publiczne w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, a także osoby odpowiedzialne za dokumentację w podmiotach prowadzących archiwa zakładowe i składnice akt, takich jak urzędy miast i gmin, starostwa, urzędy administracji państwowej, instytucje wymiaru sprawiedliwości, gminne i powiatowe jednostki organizacyjne i wszystkich zainteresowanych.

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor nauk humanistycznych z zakresu archiwistyki, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie i studiów menadżerskich EMBA, biegły sądowy, wieloletni pracownik administracji państwowej. Prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o okresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.