Archiwizacja dokumentacji elektronicznej i archiwum elektroniczne

Na szkoleniu przeanalizujemy i wyjaśnimy sposób postępowania z dokumentami elektronicznymi w podmiotach publicznych pod kątem ich zabezpieczania, przechowywania i archiwizacji, a następnie brakowania lub przekazywania do archiwów państwowych.

Omówimy obowiązujące przepisy oraz przekażemy praktyczne rozwiązania dotyczące organizacji i obsługi archiwów elektronicznych. Zajęcia poprowadzi archiwista-praktyk, ekspertka w dziedzinie zarządzania dokumentacją elektroniczną.

• Przybliżenie zasad archiwizacji dokumentacji elektronicznej w podmiotach publicznych oraz omówienie sposobu jej obsługi 
w archiwum.
• Przekazanie praktycznej wiedzy na temat ewidencjonowania, przechowywania i zabezpieczania dokumentów elektronicznych.
• Zapoznanie uczestników z procedurą brakowania dokumentacji elektronicznej.
• Omówienie zasad przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, w tym zasad działania Archiwum Dokumentów Elektronicznych.

1. Wprowadzenie do problematyki archiwizacji dokumentacji elektronicznej:
• stan prawny w zakresie postępowania z dokumentacją elektroniczną i jej archiwizacji,
• podstawowe pojęcia,
• dokument elektroniczny i jego metadane,
• organizacja archiwów i zakres ich kompetencji.
2. Dokumenty elektroniczne w podmiocie publicznym - stan faktyczny z perspektywy archiwisty:
• systemy wykonywania czynności kancelaryjnych,
• sposoby dokumentowania spraw a dokumenty w postaci elektronicznej,
• składy chronologiczne i składy informatycznych nośników danych,
• systemy dziedzinowe.
3. Archiwizacja dokumentacji (przygotowanie w komórkach organizacyjnych):
• w ramach spraw w modelu elektronicznym,
• w ramach spraw w modelu tradycyjnym,
• w składach chronologicznych i w składach informatycznych nośników danych,
• w systemach dziedzinowych.
4. Obsługa dokumentacji elektronicznej w archiwum:
• ewidencjonowanie,
• przechowywanie i zabezpieczanie,
• udostępnianie.
5. Brakowanie dokumentacji elektronicznej:
• stan prawny,
• procedura,
• aspekty praktyczne.
6. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych:
• stan prawny,
• procedura,
• standard paczki archiwalnej,
• Archiwum Dokumentów Elektronicznych.

Pracownicy administracji samorządowej oraz samorządowych jednostek organizacyjnych (np. szkoły, przedszkola, ośrodki kultury, centra usług wspólnych, biblioteki, ośrodki pomocy społecznej), w szczególności archiwiści i zarządcy dokumentacji, koordynatorzy czynności kancelaryjnych, pracownicy zobowiązani do porządkowania i archiwizacji dokumentacji.

Doktor nauk humanistycznych, archiwista-praktyk, ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów klasy EZD, funkcjonowania archiwów, archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów kancelaryjnych, porządkowania dokumentacji; doświadczony trener oraz wykładowca uniwersytecki; długoletni były pracownik sieci archiwów państwowych, autorka licznych instrukcji kancelaryjnych, wykazów akt i instrukcji archiwalnych; Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”; współautorka książek: „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją” (Warszawa 2023), „Dokumentacja wewnętrzna w instytucjach kultury” (Warszawa 2019) i „Vademecum dyrektora instytucji kultury” (Warszawa 2025).