Archiwizacja dokumentacji elektronicznej i archiwum elektroniczne

Zapraszamy na szkolenie, podczas którego przeanalizujemy i wyjaśnimy sposób postępowania z dokumentami elektronicznymi w podmiotach publicznych pod kątem ich zabezpieczania, przechowywania i archiwizacji, a następnie brakowania lub przekazywania do archiwów państwowych.

Omówimy obowiązujące przepisy oraz przekażemy praktyczne rozwiązania dotyczące organizacji i obsługi archiwów elektronicznych. Zajęcia poprowadzi archiwista-praktyk, ekspert w dziedzinie zarządzania dokumentacją elektroniczną.

• Przybliżenie zasad archiwizacji dokumentacji elektronicznej w podmiotach publicznych oraz omówienie sposobu jej obsługi w archiwum.
• Przekazanie praktycznej wiedzy na temat ewidencjonowania, przechowywania i zabezpieczania dokumentów elektronicznych.
• Zapoznanie uczestników z procedurą brakowania dokumentacji elektronicznej.
• Omówienie zasad przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, w tym zasad działania Archiwum Dokumentów Elektronicznych.
 

1. Wprowadzenie do problematyki archiwizacji dokumentacji elektronicznej:
• stan prawny w zakresie postępowania z dokumentacją elektroniczną i jej archiwizacji;
• podstawowe pojęcia kancelaryjne i archiwalne w świecie cyfrowym;
• dokument elektroniczny i jego metadane;
• organizacja archiwów i zakres ich kompetencji.
2. Dokumenty elektroniczne w podmiocie publicznym - stan faktyczny z perspektywy archiwisty:
• systemy wykonywania czynności kancelaryjne;
• sposoby dokumentowania spraw a dokumenty w postaci elektronicznej;
• składy chronologiczne i składy informatycznych nośników danych;
• systemy dziedzinowe;
• pliki na dyskach sieciowych.
3. Archiwizacja dokumentacji (przygotowanie w komórkach organizacyjnych):
• w ramach spraw w modelu elektronicznym;
• w ramach spraw w modelu tradycyjnym;
• w składach informatycznych nośników danych;
• w systemach dziedzinowych.
• poza systemami teleinformatycznymi.
4. Obsługa dokumentacji elektronicznej w archiwum:
• ewidencjonowanie;
• przechowywanie i zabezpieczanie;
• udostępnianie i wycofywanie.
5. Przekazywanie elektronicznych materiałów archiwalnych do archiwów państwowych:
• stan prawny;
• procedura;
• standard paczki archiwalnej;
• Archiwum Dokumentów Elektronicznych.
6. Brakowanie dokumentacji elektronicznej:
• stan prawny;
• procedura;
• aspekty praktyczne.

Pracownicy administracji samorządowej oraz samorządowych jednostek organizacyjnych (np. szkoły, przedszkola, ośrodki kultury, centra usług wspólnych, biblioteki, ośrodki pomocy społecznej), w szczególności archiwiści i zarządcy dokumentacji, koordynatorzy czynności kancelaryjnych, pracownicy zobowiązani do porządkowania i archiwizacji dokumentacji.

Doktor nauk humanistycznych, ekspert, doradca, analityk z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów klasy EZD, systemów workflow, archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów kancelaryjnych, archiwizacji dokumentacji; doświadczony trener na licznych kursach i szkoleniach oraz wykładowca uniwersytecki; długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych; autorka licznych instrukcji kancelaryjnych, wykazów akt i instrukcji archiwalnych; współautorka książek: „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją z uwzględnieniem e-doręczeń” (Warszawa 2025), „Dokumentacja wewnętrzna w instytucjach kultury” (Warszawa 2019) i „Vademecum dyrektora instytucji kultury” (Warszawa 2025).