Przygotowanie do wprowadzenia KSeF, polityka rachunkowości, obieg dokumentów i instrukcja KSeF oraz obowiązujące przepisy w zakresie faktur ustrukturyzowanych w jednostkach sektora finansów publicznych w 2026 r.

Uczestnicy nie tylko poznają przepisy, ale zyskają przede wszystkim umiejętność przełożenia ich na konkretne procedury i dokumenty wewnętrzne, w tym aktualizację polityki rachunkowości i instrukcji KSeF. Główną motywacją do udziału w zajęciach powinna być konieczność przygotowania jednostki do uniknięcia ryzyk prawnych i finansowych, w tym sankcji za nieprawidłowe stosowanie KSeF, a także potrzeba zapewnienia sprawnego, zgodnego z prawem i kontrolowalnego obiegu dokumentów.

• Zdobędziesz aktualną wiedzę w zakresie zasad funkcjonowania Krajowego Systemu e- Faktur w jednostkach sektora finansów publicznych, obejmującą zarówno przepisy prawa, jak i dobre praktyki organizacyjne. 

• Nauczysz się prawidłowo wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane, weryfikować ich poprawność, dekretować i archiwizować dokumenty zgodnie z wymogami uor oraz dostosować politykę rachunkowości i obieg dokumentów do nowych regulacji. 

• Zdobędziesz kompetencje w zakresie zarządzania procesami księgowymi, kontroli formalno-rachunkowej oraz bezpieczeństwa dokumentacji. 

• Uzyskasz odpowiedzi na kluczowe praktyczne pytania, w szczególności: 

 Kiedy faktura w KSeF jest uznana za wystawioną i otrzymaną? 

 Jak prawidłowo nadawać uprawnienia i identyfikować jednostki w jst?

 Jakie dokumenty nie podlegają KSeF?

 Jakie obowiązują zasady przechowywania i archiwizacji oraz jakie sankcje grożą za nieprawidłowe stosowanie systemu?

• Otrzymasz obszerne materiały szkoleniowe, w tym skrypt zawierający zagadnienia omówione na szkoleniu w formie opisowej oraz wzór: zarządzenia w sprawie wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur, wzór zmian w polityce rachunkowości w zakresie archiwizacji plików XML, wzór zmian przyjętych w zasadach (obiegu) dokumentów księgowych, wzór instrukcji dla pracownika, realizującego zakupy w imieniu jednostki.

1. Założenia KSeF:

• Formy w jakich mogą występować faktury w obiegu gospodarczym.

• Definicje związane z KSeF.

• Numer identyfikujący fakturę.

2. Narzędzia umożliwiające korzystanie z KSeF:

• Aplikacja podatnika – wersja testowa (prezentacja funkcjonalności).

• Aplikacja podatnika – wersja przedprodukcyjna (prezentacja funkcjonalności i różnice między wersjami).

• Aplikacja podatnika – wersja produkcyjna (prezentacja funkcjonalności i różnice między wersjami).

• MCU – Moduł certyfikatów i uprawnień - zakres stosowania.

• Zakres stosowania KSeF w jednostce.

3. Kary za niestosowanie KSeF.

4. Faktury korygujące w KSeF.

5. Przechowywanie faktur KSeF.

6. Proces wystawiania faktur KSeF:

• Moment wystawienia faktury KSeF.

• Dokumenty niewystawiane w KSeF (załączniki, specyfikacje).

• Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF.

• Moment otrzymania faktury w systemie KSeF.

7. Obieranie faktury ustrukturyzowanych wystawianych na jednostki niebędące płatnikami VAT.

8. Dostęp do systemu KSeF:

• Rodzaje uprawnień.

• Zarządzanie uprawnieniami.

• Uwierzytelnianie w systemie.

9. Ogólny układ faktury w systemie KSeF.

10. System KSeF w jednostkach sektora finansów publicznych:

• Problem otrzymywania faktur „na jeden numer NIP”.

• Uprawnienia ograniczone dla jst identyfikujące jednostkę w systemie KSeF.

• Problem identyfikacji jednostki w systemie KSeF.

• Procedura określania jednostek otrzymujących faktury w systemie wykorzystywanym przez jst.

11. Wdrożenie systemu w jednostce sektora finansów publicznych:

• Dostosowanie systemów informatycznych.

• Wprowadzenie nowych systemów do obsługi załączników do faktur.

12. Nowy obieg dokumentów:

• Akceptacja wstępna – sprawdzenie zgodności operacji z planem finansowym.

• Dekretacja dokumentu w systemie KSeF.

• Stwierdzenie prawidłowości i kompletności dokumentu w systemie KSeF.

• Umowy z kontrahentami w zakresie obrotu fakturami w systemie KSeF.

13. Aktualizacja przyjętych zasad (polityki) rachunkowości:

• Obowiązek przechowywania dokumentów księgowych.

• Przechowywanie dokumentów w formie zdematerializowanej.

• Zmiana polityki rachunkowości w zakresie systemu KSeF.

14. Instrukcja w zakresie przygotowania procesu wdrożenia KSeF – wzór.

• Główni księgowi i księgowi jednostek sektora finansów publicznych.
• Pracownicy działów finansowo-księgowych, referatów i wydziałów budżetowych, finansowych i księgowości w urzędach gmin, miast, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich.
• Osoby odpowiedzialne za dekretację, kontrolę merytoryczną i formalno-rachunkową dokumentów.
• Pracownicy centrów usług wspólnych.
• Pracownicy jednostek oświatowych, instytucji kultury oraz innych samorządowych jednostek organizacyjnych.
• Przedstawiciele administracji rządowej odpowiedzialni za obsługę księgową.
• Przedstawiciele organizacji pozarządowych oraz podmiotów biznesowych współpracujących z jst w zakresie fakturowania.

Ekonomista, certyfikowany księgowy posiadający wieloletnie doświadczenie w zakresie finansów publicznych, praktyk specjalizujący się w zagadnieniach rachunkowości budżetowej. Ukończył studia podyplomowe z zakresu polskich i międzynarodowych standardów rachunkowości oraz audytu wewnętrznego w jsfp. Szkoleniowiec, wykładowca na studiach podyplomowych z zakresu finansów i rachunkowości jst, autor i współautor kilkunastu publikacji książkowych oraz licznych publikacji z obszaru rachunkowości budżetowej oraz finansów publicznych.