2-DNIOWY KURS: K.p.a. od podstaw – schematy, usystematyzowanie wiedzy. Stosowanie przepisów k.p.a. wraz z elektronizacją postępowania w praktyce w 2026 r.

4. Wszczęcie postępowania:

• Wpłynięcie podania – ocena czy jest pismem o sprawę administracyjną, czy ma właściwą formę?
• Wpływ podania e-mail.
• Wpływ drogą pisemną papierową przez przesyłkę pocztową lub złożenie na dziennik podawczy.
• Wpływ drogą pisemną elektroniczną za pośrednictwem e-PUAP lub systemu teleinformatycznego.
• Przyjęcie podania ustnego do protokołu w siedzibie organu.
• Sprawdzenie, czy organ jest organem właściwym w sprawie - dalsze kroki.
• Sprawdzenie, czy są wszystkie elementy podania (adres, podpis strony, dołączone pełnomocnictwo, dokumenty, jeśli ustawa materialna wymaga). Dalsze kroki.
• Prawidłowa forma – dalsze procedowanie.
• Braki formalne - wezwanie o uzupełnienie braków formalnych z zakreśleniem terminu.
• Uzupełnienie braków formalnych – dalsze procedowanie.
• Niezupełnie braków formalnych – pozostawienie podania /wniosku bez rozpoznania.
• Zawiadomienie strony o wszczęciu postępowania z urzędu wraz z odpowiednimi pouczeniami.
• Odmowa wszczęcia postępowania.
• Zwrot podania - art. 66 k.p.a.

5. Doręczenia pism i decyzji:

• Wysyłka pism i decyzji za pośrednictwem e-doręczeń, e-PUAP, systemu teleinformatycznego operatora pocztowego lub pracowników.
• Właściwe: podpisanie odbioru korespondencji osobiście w siedzibie organu lub na zwrotnym potwierdzeniu odbioru.
• Zastępcze: przez domownika lub sąsiada, podwójne awizowanie, przez kuratora dla osób nieznanych z miejsca pobytu.
• Konieczność dokumentacji w zakresie doręczenia: zwrotne potwierdzenie odbioru, śledzenie przesyłek.
• Doręczenie elektroniczne - system e-PUAP, system teleinformatyczny, system e-doręczeń (odmienne regulacje), konieczność weryfikacji podpisu zgodnie z art. 14 k.p.a.
• Skutki nieprawidłowego doręczenia.
• Obowiązki organu i obowiązki strony w świetle nowej ustawy o doręczeniach elektronicznych.
• Relacja k.p.a. i ustawy o doręczeniach elektronicznych.
• Skuteczność doręczenia a prowadzenie postępowania administracyjnego.

6. Postępowanie wyjaśniające i dowodowe:

• Jakie błędy popełniają organy w ramach postępowania dowodowego?
• Omówienie procedury dowodowej.
• Sporządzanie wezwań do osobistego stawiennictwa, wezwań do uzupełnienia złożonego wniosku, zawieranie odpowiednich pouczeń kierowanych do strony. 
• Sporządzanie protokołu z wyjaśnień strony, odbieranie oświadczeń sporządzonych przez stronę postępowania (prawidłowe konstruowanie protokołu, waga dowodowa protokołu), sporządzanie notatek służbowych i ich dalsze wykorzystywanie w prowadzonym postępowaniu wyjaśniającym.
• Udostępnianie i odmowa udostępnienia akt stronie, sporządzanie uwierzytelnionych odpisów dokumentów – kiedy i w jakich przypadkach jest to możliwe i kto jest upoważniony do uwierzytelniania dokumentów?
• Pomoc prawna – zwrócenie się do innego organu (pismo przewodnie – wskazanie czego organ oczekuje).
• Ocena dowodów.

7. Postępowanie organu - wyłączanie pracownika, terminy w postępowaniu, terminy załatwiania spraw oraz ponaglenia:

• Załatwienie sprawy w terminie art. 35-36 k.p.a.
• Zawiadomienie o nowym terminie załatwienia sprawy i pouczenie o prawie do wniesienia ponaglenia art. 37 k.p.a.

8. Sposoby obliczania terminów procesowych.
9. Mediacja – ocena czy sprawa nadaje się do mediacji – adnotacja w aktach: skierowanie do mediacji lub adnotacja, dlaczego odstąpiono od mediacji.
10. Zawieszanie prowadzonego postępowania administracyjnego - z urzędu i na wniosek, obligatoryjne i fakultatywne – schematy.
11. Wydawanie decyzji:

• Decyzja merytoryczna (pozytywna lub negatywna).
• Decyzja związana i uznaniowa.
• Decyzja formalna (umorzenie postępowania).
• Podanie prawidłowej podstawy prawnej.
• Prawidłowe określenie stron postepowania.
• Precyzyjne sformułowanie rozstrzygnięcia.
• Uzasadnienie decyzji – prawne (podanie podstawy działania i wytłumaczenie przepisu) uzasadnienie faktyczne – jakie przesłanki, co ustalono jakimi dowodami, odniesienie się do zarzutów.
• Odpowiednie formułowanie wniosków przy analizie dowodów zebranych w sprawie.
• Pouczenia w decyzjach, adnotacja o pouczeniu jako odrębny obowiązek.
• Wykonywanie decyzji po wniesieniu odwołania.
•  

Dzień II.
1. Odwołania - wnioski o ponowne rozpatrzenie sprawy:

• Wpływ odwołania.
• Możliwość autokontroli w terminie 7 dni.
• Przekazanie podania do organu odwoławczego wraz z aktami sprawy.
• Zachowanie koperty a odwołanie.
• Przekazywanie do organu całości akt sprawy i kolejnych pism strony, jeśli strona je przedkłada.
• Postępowanie uzupełniające art. 136 k.p.a.

2. Weryfikacja decyzji – schematy:
Zmiana decyzji z urzędu - czy potrzebne jest zawiadomieniu o wszczęciu postępowania?
Zmiana stanu faktycznego - zmiana decyzji czy wydanie nowej decyzji?
Kiedy możemy zmienić lub uchylić decyzję administracyjną? Właściwy dobór trybu do zmiany lub uchylenia decyzji, rozłączność stosowania trybów nadzwyczajnych z ustawy i z procedury, kolejność stosowania trybów nadzwyczajnych, czy zawsze możemy zmienić decyzję na wniosek strony, zmiana i uchylanie decyzji wstecz lub na przyszłość.
3. Zmiana i uchylenie decyzji:

• Tryby kodeksowe: 

 art. 154 i 155 k.p.a.,
 tryb wznowienia postępowania,
 tryb stwierdzenia nieważności decyzji,
 zmiana lub uchylenie decyzji na podstawie ustawy materialnej,
 dodatkowy tryb wygaszenia decyzji art. 162 k.p.a. 

• Konieczność sprawdzenia, który organ jest właściwy.
• Prowadzenie postępowania w zgodzie z procedurą k.p.a. - postępowanie zwykłe plus przepisy dotyczące postępowań nadzwyczajnych.

4. Odpowiedzi na pytania, konsultacje.