Elektronizacja postępowań administracyjnych w pomocy społecznej – stan prawny 2026. Obowiązki organów i stron, projektowane zmiany. Uwagi praktyczne – jak informować strony, jakie działania podejmować w jednostce?

Elektronizacja postępowań administracyjnych to jedno z największych wyzwań, przed jakimi stoją dziś jednostki pomocy społecznej. Nowe obowiązki, zmienione procedury i konieczność stosowania e-doręczeń już od 2026 roku wymagają pewności działania i aktualnej wiedzy. Nasze szkolenie pomoże Państwu sprawnie odnaleźć się w nowych regulacjach, zrozumieć ich praktyczne skutki i przygotować jednostkę do bezpiecznego prowadzenia korespondencji elektronicznej. To doskonała okazja, aby w uporządkowany sposób przejść przez najważniejsze zmiany, poznać schematy działania na 2026 rok i skonsultować indywidualne przypadki z doświadczonym ekspertem. Dzięki temu codzienna praca stanie się łatwiejsza, a postępowania będą prowadzone w pełni zgodne z prawem.

• Szczegółowe omówienie zastosowania e-doręczeń w pomocy społecznej i innych systemach zabezpieczenia społecznego w ośrodkach pomocy społecznej, powiatowych centrach pomocy rodzinie i jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej.
• Przeanalizowanie problematycznych aspektów związanych z doręczeniami w pomocy społecznej, w tym różnic w doręczeniach w przypadku pracy socjalnej czy świadczeń alimentacyjnych.
• Omówienie trudności związanych z wydawaniem i wysyłaniem decyzji oraz uzyskanie podpowiedzi, jak sobie z nimi radzić.
• Wskazanie procedur dotyczących postępowania w szczególnych sytuacjach korespondencji z klientami pomocy społecznej, w tym m. in. uzyskanie wiedzy:
  -kiedy i jak sprawdzić w bazie danych, czy strona postępowania posiada adres do doręczeń elektronicznych?
  -co zrobić, gdy mamy za mało danych, by wyszukać osobę w BAE? Czy można wezwać pełnomocnika o adres lub inne dane, czy organ może użyć PESEL z innego postępowania lub rejestru?
  -co zrobić w sytuacji, gdy strona nie posiada adresu?
  -jakie są zasady postępowania organu względem stron/ osób wykluczonych cyfrowo?
  -co z ePUAP-em?
• Przegląd najbardziej problematycznych obszarów dotyczących tematyki e-doręczeń i korespondencji elektronicznej, zarówno ze stronami, jak i innymi instytucjami.
• Uzyskanie odpowiedzi na pytania, możliwość konsultacji, podczas szkolenia, kwestii problemowych.

1. Podstawy prawne- zmiany wprowadzone w k.p.a., w tym elektronizacja postępowań.
2. Termin wdrożenia rozwiązań technicznych, niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Czy i w jakich przypadkach terminy te obowiązują ośrodki pomocy społecznej i PCPR?
3. Zasada pisemności postępowania administracyjnego w praktyce działania organów administracji, z uwzględnieniem doręczeń elektronicznych i bez stosowania doręczeń elektronicznych.
4. Stosowanie znowelizowanych przepisów k.p.a. w okresie po 1 stycznia 2026 r. - różnice z dotychczasowymi regulacjami. W jaki sposób zmienia się postępowanie organu?
5. Kiedy nie będziemy stosować przepisów ustawy o doręczeniach elektronicznych, a kiedy nie będziemy stosować PURDE i PUH? Czy ustawy zabezpieczenia społecznego przewidują wyjątki?
6. Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego a publiczna usługa hybrydowa - wyjaśnienie stronom zasad różniących organy I i II instancji. Czy organ pomocowy musi uwzględniać doręczenie hybrydowe decyzji organu odwoławczego?
7. Doręczanie korespondencji za pomocą PURDE. Kiedy dochodzi do faktycznego doręczenia? Dowody potwierdzające poszczególne etapy świadczenia PURDE (dowody wysłania, dowody otrzymania, dowody jako nieodłączna część korespondencji). Jak utrwalać informacje w aktach sprawy?
8. Kwalifikowane Usługi Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego KURDE - na czym polegają, kogo dotyczą? Zasady. Czy możliwe jest doręczenie korespondencji od pomiotu niepublicznego do publicznego? Różnice i podobieństwa z doręczeniem PURDE.
9. Skutki wpisu do BAE, czy można zrezygnować z adresu do doręczeń elektronicznych?
10. E-PUAP -zasady działania po wejściu w życie doręczeń elektronicznych w administracji: jak informować stronę o zmianach w zasadach korzystania z systemu e-PUAP? Stosowanie art. 7 ustawy o doręczeniach elektronicznych do procedury administracyjnej.
11. Wszczęcie postępowania na piśmie – papierowe i elektroniczne – jak powiadomić stronę, jeśli posiada pełnomocnika – czy można wysyłać listy papierowo czy tylko na adres profesjonalnego pełnomocnika? Jak strona może wnosić pisma, czy może wybierać formę pisma czy może zmieniać formę wnoszenia pism?
12. Kierowanie pism do organu, a kierowanie pism do strony - różnice. W jakiej formie po 1 stycznia strona może wnieść podanie? Zmiany dotychczasowych reguł. Obowiązki organu – schematy.
13. Komunikacja elektroniczna z innymi organami. Czy organ może wysyłać pisma papierowe do innych organów? Sprawdzanie adresów w BAE - baza adresów elektronicznych. Dokumentowanie wysyłki pism między organami.
14. Podpisywanie pism- papierowych i elektronicznych - zasady.
15. Pouczenia kierowane do stron – w zakresie podpisów, formy wnoszenia podania, uzupełniania podania, pozostawiania podania bez rozpoznania. Wzory od 2026 r.
16. Wydawanie decyzji – w jakiej postaci? Czy możliwe są dwie formy pisemne? W jakiej formie wysłać decyzję. Jak dokumentować w aktach sprawy wysłanie decyzji i jaka formę przechowywać w aktach sprawy?
17. Wydruk decyzji - w jakich sytuacjach uznać za prawidłowo doręczony? Czy zawsze organ może posługiwać się wydrukiem decyzji a nie oryginałem?
18. Doręczenia pism, wezwań, decyzji po 1 stycznia 2026 r.: zasady, kolejność form doręczenia. Zasada oficjalności doręczeń k.p.a.
19. Czy strona może odebrać decyzję w urzędzie, czy strona ma prawo wyboru drogi odbioru decyzji w urzędzie? Konieczność właściwych informacji dla strony, skutki procesowe dla stron i dla organu.
20. Posiadanie adresu do doręczeń przez organ.
21. Posiadanie adresu do doręczeń przez stronę - podmioty zobowiązane do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych- co zrobić w sytuacji, gdy strona nie posiada adresu, a ma taki obowiązek? Korespondowanie z pełnomocnikami i stronami.
22. Sprawdzanie w bazie danych, czy strona postępowania posiada adres do doręczeń elektronicznych. Jak dokumentować?
23. Osoby wykluczone cyfrowo - zasady działania stron postępowania i organu względem tych stron.
24. Skuteczność doręczeń i wpływ na postępowanie w zakresie wezwań. Zasady i schematy, omówienie orzecznictwa.
25. Skuteczność doręczenia a weście decyzji do obrotu prawnego.
26. Wykonalność decyzji a nieprawidłowe doręczenie.
27. Projektowane zmiany w zakresie doręczeń elektronicznych - projektowana nowelizacja z sierpnia 2025 r. oraz nowe projekty.
28. Przekazywanie odwołania do organu II instancji – jakie dokumenty są możliwe do przesłania elektronicznie, a jakie drogą pisemną papierową? Dosyłanie dokumentów do akt sprawy, prowadzenie dokumentacji w dwóch postaciach – papierowej i elektronicznej.
29. Odpowiedzi na pytania.

Kierownicy i pracownicy jednostek pomocy społecznej, także ich jednostek organizacyjnych, przygotowujący i wydający decyzje administracyjne oraz prowadzący korespondencję ze stronami i innymi instytucjami.

Specjalistka z zakresu postępowania administracyjnego, rodzinnego, świadczeń rodzinnych i społecznych, członek etatowy Samorządowego Kolegium Odwoławczego, wieloletni praktyk orzecznik, trener szkoleń prawnych z zakresu zabezpieczenia społecznego oraz procedury administracyjnej, konsultant Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie oraz ośrodków pomocy społecznej.