KSeF i e-faktury – wdrożenie w jst. Aspekty prawne i organizacyjne z uwzględnieniem wytycznych Ministerstwa Finansów

• Podczas proponowanego szkolenia przedstawiona zostanie problematyka dotyczącą Krajowego Systemu e-Faktur oraz faktur ustrukturyzowanych (tzw. e-faktur), w tym w szczególności kwestii wdrożenia w jednostkach samorządu terytorialnego.
• Przekazywane informacje będą dotyczyć zasad funkcjonowania nowego sposobu fakturowania (sporządzania, wysyłania oraz odbierania faktur) oraz aspektów, które samorząd powinien uwzględnić w procesie przygotowawczym.
• Omówione zostaną aspekty techniczne, organizacyjne i prawne związane z funkcjonowaniem KSeF, w tym zwłaszcza rodzaje i zakresy uprawnień związanych z korzystaniem z systemu, z uwzględnieniem wytycznych opracowanych przez Ministerstwo Finansów (ujętych w opracowanych przez MF broszurach dotyczących KSeF).
• Ustalimy i określimy również konieczność modyfikacji wewnętrznych procedur, w tym przede wszystkim regulaminów organizacyjnych oraz tzw. procedur centralizacyjnych (wewnętrznych procedur dotyczących rozliczania podatku od towarów i usług), a także omówiona zostanie konieczność zmian w umowach i innych dokumentach.

• Zdobycie praktycznych informacji o zagadnieniach związanych z procesem wdrożenia e-faktur w jednostkach samorządu terytorialnego, w szczególności z uwzględnieniem sposobu funkcjonowania JST.
• Nabycie wiedzy na temat funkcjonujących modeli uprawnień i upoważnień związanych z obsługą KSeF – tak aby możliwe było przyjęcie optymalnych rozwiązań w danej jednostce samorządu.
• Uzyskanie informacji w zakresie zasadności zmian wzorców zawieranych przez JST umów (w szczególności w odniesieniu do postanowień dotyczących terminów płatności, zasad doręczenia faktur i ich załączników).
• Zdobycie wiedzy dotyczącej przewidywanych opcji umożliwiających przyporządkowanie faktur zakupowych do poszczególnych jednostek organizacyjnych.

1. Nowy system fakturowania – wprowadzenie oraz zagadnienia ogólne.

• Podstawy prawne oraz przyjęte terminy wprowadzenia e-faktur.
• Założenia dotyczące funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur i nowego sposobu fakturowania.
• Co to jest faktura ustrukturyzowana (tzw. e-faktura)?
• Różnice pomiędzy fakturami ustrukturyzowanymi a fakturami wystawianymi dotychczas.
• Specyfika wprowadzania nowych reguł fakturowania – okresy i zasady przejściowe.

2. Zasady fakturowania od 2026 r. 

• Sposoby fakturowania w 2026 r. – jakie rodzaje faktur będą występować w obrocie? 
• System teleinformatyczny Krajowy System e-Faktur – charakterystyka.
• Oprogramowanie interfejsowe jako instrument obsługi procesu wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
• Zasady wystawiania faktur – data sporządzenia dokumentu, data wystawienia faktury, termin przesłania do KSEF oraz data otrzymania.
• Tryby sporządzania e-faktur (przede wszystkim tryby ONLINE oraz OFFLINE24).
• Zakres podmiotowy stosowania e-faktur oraz wyłączenia.
• Wystawianie faktur w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (np. usługi w zakresie dostarczania wody i odprowadzania ścieków, najem i dzierżawa, inne).
• Obowiązkowe dane i oznaczenia faktur ustrukturyzowanych – jak wystawić fakturę i jakie dane w niej ująć? Pola obowiązkowe i fakultatywne w e-fakturze.
• Przepisy wykonawcze dotyczące korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
• Uprawnienia do korzystania z KSEF oraz sposoby ich określenia i nadania.
• Sposoby autoryzacji i uwierzytelniania.

3. Praktyczne aspekty stosowania faktur ustrukturyzowanych w jednostkach samorządu.

• Przekazywanie (przesyłanie) e-faktur do KSEF – wysyłka pojedyncza, wysyłka wsadowa, sesje interaktywne.
• Sposoby doręczenia (przekazywania) e-faktur i załączników do odbiorów (kontrahentów).
• Czym jest wzór faktury ustrukturyzowanej opublikowany przez Ministerstwo Finansów? 
• Określenie terminu płatności w przypadku faktur ustrukturyzowanych.
• Rozwiązania dotyczące drobnych zakupów (zakupy w punktach handlowo-usługowych, na stacjach benzynowych, zakupy finansowane z funduszu sołeckiego, zakup artykułów spożywczych).
• Likwidacja not korygujących.
• Czym jest tzw. identyfikator zbiorczy i jak go stosować? 
• Kody QR na fakturach ustrukturyzowanych.
• Zmiany w zakresie regulowania płatności, w tym obowiązek stosowania identyfikatora KSEF (w ramach dokonywanych przelewów).

4. Wdrożenie systemu fakturowania ustrukturyzowanego w JST.

• Na co należy zwrócić uwagę przygotowując się do wdrażania nowych e-faktur w jednostce samorządu?
• Proponowany harmonogram wdrożenia KSEF i fakturowania ustrukturyzowanego.
• Analiza konieczności zmian w obowiązujących umowach oraz stosowanych wzorcach dokumentów (w tym ogłoszeniach w zakresie zamówień publicznych).
• Przygotowanie merytoryczne pracowników – na co zwrócić uwagę?
• Weryfikacja konieczności zmian procedur wewnętrznych, w tym tzw. procedur centralizacyjnych.

Skarbnicy, główni księgowi i księgowi; wszystkie osoby, zajmujące się wystawianiem faktur w jednostkach administracji publicznej, w szczególności w JST i jednostkach podległych.

Partner, radca prawny kierujący Działem Prawa Podatkowego w dużej Kancelarii Prawnej w Poznaniu, szkoleniowiec specjalizujący się w sprawach związanych z rozliczeniami jst oraz spółek komunalnych w zakresie podatku od towarów i usług oraz podatku od nieruchomości. W ramach bieżącej praktyki przede wszystkim doradza jednostkom samorządu terytorialnego w sprawach związanych z optymalnym rozliczaniem podatku od towarów i usług, rozliczania zadań powierzanych do realizacji spółkom komunalnych, a także w sprawach realizacji samorządowych projektów inwestycyjnych, w tym finansowanych ze środków zewnętrznych.