Audyt i kontrola Centralnego Rejestru Umów – jak prawidłowo prowadzić CRU i uniknąć błędów

- Centralny Rejestr Umów to nie tylko obowiązek ewidencyjny, ale proces podlegający audytowi, kontroli zarządczej i odpowiedzialności kierownika jednostki. Szkolenie pokazuje, jak prawidłowo zorganizować ten proces oraz ograniczyć ryzyko nieprawidłowości.

- Uczestnicy poznają praktyczne metody planowania i przeprowadzania audytu CRU, w tym kryteria oceny, testy audytowe, listy kontrolne oraz sposoby dokumentowania ustaleń i formułowania rekomendacji.

- Omówione zostaną najczęściej występujące błędy i ryzyka związane z prowadzeniem CRU, takie jak niekompletność rejestru, błędna kwalifikacja umów, nieterminowe wpisy czy nieprawidłowe wyłączenia z publikacji, wraz z praktycznymi sposobami ich identyfikacji.

Uczestnictwo w szkoleniu pozwoli:

- usystematyzować wiedzę dotyczącą prowadzenia Centralnego Rejestru Umów zgodnie z obowiązującymi przepisami,

- prawidłowo identyfikować umowy podlegające obowiązkowi wpisu do CRU oraz stosować obowiązujące wyłączenia,

- poznać praktyczne zasady prowadzenia rejestru oraz najczęściej występujące problemy interpretacyjne,

- nauczyć się identyfikować ryzyka i błędy, które mogą prowadzić do nieprawidłowości lub negatywnych wyników kontroli,

- zdobyć praktyczne wskazówki dotyczące organizacji obiegu dokumentów oraz odpowiedzialności za prowadzenie rejestru,

- zwiększyć bezpieczeństwo prawne jednostki poprzez właściwe stosowanie przepisów dotyczących jawności, ochrony danych osobowych,

- wykorzystać doświadczenia z audytów i kontroli do doskonalenia procesów funkcjonujących w jednostce.

I. CRU JSFP jako proces podlegający audytowi i kontroli

1. CRU JSFP jako element jawności finansów publicznych i kontroli zarządczej.

2. Dlaczego samo „prowadzenie rejestru” nie wystarcza – znaczenie procesu, procedur i odpowiedzialności.

3. Kluczowe obszary ryzyka.

4. Rola kierownika jednostki, komórek merytorycznych, zamówień publicznych, finansowo-księgowych, obsługi prawnej, IOD, audytu i kontroli wewnętrznej.

5. CRU w systemie kontroli zarządczej – mechanizmy kontroli, monitorowanie, samoocena i działania naprawcze.

II. Kryteria audytu CRU – co i według czego należy badać?

1. Źródła kryteriów audytu.

2. Zakres podmiotowy – jak sprawdzić, które jednostki i komórki organizacyjne powinny być objęte procesem CRU.

3. Zakres przedmiotowy – jak badać, które umowy powinny zostać ujęte w rejestrze.

4. Umowy zawierane przez jednostkę, na rzecz jednostki oraz obciążające plan finansowy jednostki.

5. Umowy, aneksy, aktualizacje i zmiany danych – jak ustalić, czy obowiązek został prawidłowo rozpoznany.

6. Dokumentowanie decyzji o ujęciu, nieujęciu lub aktualizacji informacji w CRU.

7. Kryteria oceny: legalność, kompletność, terminowość, rzetelność, zgodność danych, bezpieczeństwo informacji i skuteczność nadzoru.

III. Jak zaplanować audyt lub kontrolę procesu CRU?

1. Ustalenie celu badania.

2. Zakres audytu – czy badać całą jednostkę, wybrane komórki, wybrane rodzaje umów czy wybrany okres.

3. Mapa procesu CRU.

4. Identyfikacja właściciela procesu i osób odpowiedzialnych za poszczególne etapy.

5. Dobór próby do badania.

6. Dokumenty i źródła danych przydatne w badaniu.

IV. Testy audytowe i lista kontrolna – jak sprawdzić poprawność procesu?

1. Test kompletności.

2. Test terminowości.

3. Test rzetelności danych.

4. Test zgodności z dokumentacją źródłową. 

5. Test prawidłowości wyłączeń i ograniczeń publikacji.

6. Test bezpieczeństwa informacji.

7. Test organizacyjny.

V. Najczęstsze nieprawidłowości ujawniane w audycie i kontroli CRU – case study

VI. Ocena procedur wewnętrznych i obiegu dokumentów

1. Jak sprawdzić, czy instrukcja obiegu dokumentów uwzględnia obowiązki związane z CRU.

2. Czy procedura zawierania umów zawiera etap kwalifikacji do CRU.

3. Jak powinien wyglądać minimalny standard procedury CRU w jednostce.

4. Jakie informacje powinny być przekazywane przez komórkę merytoryczną do osoby obsługującej CRU.

5. Współpraca komórek organizacyjnych.

6. Jak ocenić, czy procedura działa w praktyce, a nie tylko formalnie.

7. Minimalny zestaw mechanizmów kontrolnych.

8. Jak opisać lukę w procedurze i sformułować zalecenie naprawcze.

VII. Wyniki audytu CRU – ustalenia, wnioski i rekomendacje

1. Przykładowe rekomendacje po audycie.

2. Plan działań naprawczych – kto, co i w jakim terminie powinien wykonać.

3. Monitorowanie wykonania zaleceń.

4. Wykorzystanie wyników audytu CRU w doskonaleniu kontroli zarządczej jednostki.

VIII. Warsztat praktyczny – narzędzia dla audytora i kontrolera

Szkolenie jest skierowane do pracowników jednostek sektora finansów publicznych odpowiedzialnych za zawieranie, ewidencjonowanie, nadzorowanie oraz publikowanie informacji o umowach, w szczególności do:

- audytorów wewnętrznych i osób wykonujących zadania audytowe,

- kierowników jednostek oraz kadry zarządzającej,

- skarbników, głównych księgowych i pracowników służb finansowo-księgowych,

- pracowników komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za przygotowywanie i realizację umów,

- pracowników komórek ds. zamówień publicznych,

- osób prowadzących lub nadzorujących Centralny Rejestr Umów,

- pracowników komórek kontroli zarządczej, kontroli wewnętrznej oraz zgodności (compliance),

pracowników obsługi prawnej jednostek sektora finansów publicznych

radca prawny, audytor, doradca oraz ekspert z ponad 20-letnim doświadczeniem w obszarze audytu wewnętrznego, kontroli zarządczej i funkcjonowania sektora finansów publicznych. Audytor systemu finansów publicznych od 2002 roku, związana z audytem wewnętrznym od początku wdrażania tego systemu w Polsce. W latach 2004–2007 pełniła funkcję arbitra i obserwatora z listy Prezesa UZP. Od wielu lat wspiera jednostki sektora finansów publicznych jako praktyk, przeprowadzając audyty zewnętrzne oraz doradzając w zakresie doskonalenia systemów zarządzania, kontroli i zgodności z przepisami. Łączy wiedzę prawniczą z bogatym doświadczeniem zdobytym w pracy w administracji samorządowej oraz podczas realizacji licznych projektów audytowych. Jako trener stawia na praktyczne podejście – przekazuje wiedzę opartą na rzeczywistych przypadkach, doświadczeniach z audytów oraz aktualnym orzecznictwie i przepisach. Dzięki temu uczestnicy szkoleń otrzymują nie tylko rzetelną wiedzę, ale przede wszystkim gotowe rozwiązania możliwe do zastosowania w codziennej pracy

Wypełnioną kartę zgłoszenia należy przesłać poprzez formularz zgłoszenia do 30 września 2026r.