Szanowni Państwo,

w imieniu Fundacji Rozwoju Demokracji Lokalnej im. Jerzego Regulskiego, Kujawsko-Pomorskiego Biura zapraszamy na spotkanie stacjonarne odbywające się w ramach:
FORUM SEKRETARZY WOJEWÓDZTWA KUJAWSKO-POMORSKIEGO
Podpis elektroniczny i dokumenty elektroniczne - sporządzanie, przyjmowanie, podpisywanie i weryfikacja
w dniu 17 września 2026 roku, godz. 10.00-14.00 w Park Hotel ul. Wrocławska 3, 85-211 Bydgoszcz

Temat spotkania:

Elektroniczny obieg dokumentów stał się codziennością w administracji publicznej. Coraz więcej spraw prowadzonych jest za pośrednictwem ePUAP, e-Doręczeń, poczty elektronicznej czy systemów dziedzinowych, a prawidłowe sporządzanie, podpisywanie, przyjmowanie i weryfikowanie dokumentów elektronicznych ma kluczowe znaczenie dla skuteczności podejmowanych czynności urzędowych. W praktyce wiele wątpliwości budzi rozróżnienie pomiędzy dokumentem elektronicznym, skanem, odwzorowaniem cyfrowym czy kopią elektroniczną, a także zasady stosowania podpisu kwalifikowanego, podpisu zaufanego, podpisu osobistego oraz pieczęci elektronicznej. Istotnym wyzwaniem pozostaje również poprawna ocena dokumentów wpływających do urzędu oraz ich prawidłowa archiwizacja.

Podczas szkolenia uczestnicy poznają obowiązujące regulacje prawne, zasady pracy z dokumentami elektronicznymi oraz praktyczne sposoby podpisywania i weryfikacji dokumentów. Szkolenie oparte jest na licznych przykładach z działalności jednostek administracji publicznej oraz analizie najczęściej występujących błędów.

Program spotkania:

1. Wprowadzenie: dokument elektroniczny w administracji:

  • Czym jest dokument elektroniczny w rozumieniu prawa.
  • „Postać” vs „forma” – poprawna terminologia kancelaryjna i wyjaśnienie istoty różnic.
  • Różnice między: skanem, kopią elektroniczną, odwzorowaniem cyfrowym, dokumentem elektronicznym.
  • Cykl życia dokumentu elektronicznego w urzędzie.

2. Podpis elektroniczny – rodzaje, skutki prawne, zastosowania:

  • Podpis kwalifikowany, zaawansowany, zwykły – różnice techniczne i prawne.
  • Podpis osobisty (e‑Dowód) – kiedy można stosować.
  • Podpis zaufany – ograniczenia i typowe błędy interpretacyjne.
  • Kiedy podpis jest wymagany, a kiedy wystarczy identyfikacja.
  • Podpis a pieczęć elektroniczna – rozróżnienie i praktyczne przykłady zastosowania.

3. Sporządzanie dokumentów elektronicznych:

  • Jak prawidłowo przygotować dokument do podpisania.
  • Format PDF vs DOCX vs XML – co ma znaczenie.
  • Zasady konwersji: odwzorowanie cyfrowe, konwersja z mocy prawa, konwersja urzędowa.
  • Jak unikać błędów: metadane, kodowanie znaków, integralność pliku.

4. Podpisywanie dokumentów – praktyka:

  • Podpisywanie w popularnych narzędziach:
    • aplikacje dostawców certyfikatów,
    • ePUAP / PZ e‑Podpis,
    • Podpis osobisty (eDO App).
  • Podpisywanie wieloosobowe: kolejność, warianty, konsekwencje.
  • Podpisywanie załączników vs podpisywanie paczki dokumentów.
  • Jak rozpoznać, czy dokument wymaga podpisu kwalifikowanego.
  • Najczęstsze błędy użytkowników i jak ich unikać.

5. Weryfikacja podpisów elektronicznych:

  • Jak sprawdzić podpis:
    • weryfikatory dostawców,
    • narzędzia online (np. gov.pl).
  • Adobe Reader – interpretacja komunikatów.
  • Co oznacza: podpis ważny, podpis nieważny, podpis wygasły, podpis odwołany.
  • Jak czytać certyfikat: dane osoby, okres ważności, OID, kwalifikacja.
  • Jak dokumentować wynik weryfikacji w aktach.

6. Przyjmowanie dokumentów elektronicznych w urzędzie:

  • Jak oceniać poprawność dokumentu dostarczonego przez stronę.
  • Co zrobić, gdy podpis jest nieprawidłowy lub brak podpisu.
  • Jak postępować z dokumentami z systemów zewnętrznych (banki, operatorzy, firmy).
  • Zasady przyjmowania dokumentów przez ePUAP, e‑Doręczenia, e‑mail.

7. Archiwizacja i trwałość dokumentów podpisanych elektronicznie:

  • Jak przechowywać dokumenty z podpisem – zasady integralności.
  • Długoterminowa ważność podpisów (LTV).
  • Format XAdES, PAdES, CAdES – co urzędnik powinien wiedzieć.
  • Przechowywanie a kontrola NIK / audyt wewnętrzny.

8. Sesja Q&A + analiza przykładów:

  • Przegląd realnych przypadków z urzędów.
  • Wspólna analiza błędnych podpisów.
  • Odpowiedzi na pytania uczestników.

Prowadzący:

Kajetan Wojsyk – doktor inżynier, ekspert ds. jakości danych w Centrum e-Zdrowia, były pracownik naukowo-dydaktyczny uczelni częstochowskich i warszawskich, pracownik administracji publicznej (wicedyrektor Centrum e-Zdrowia w Warszawie), doradca Ministra Cyfryzacji oraz pełnomocnik Ministra Zdrowia ds. otwartości danych publicznych. Od 1994 r. zajmuje się informatyzacją administracji publicznej. Współzałożyciel stowarzyszenia „Miasta w Internecie”, sekretarz zarządu Naukowego Centrum-Prawno-Informatycznego, członek zarządu Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego. Autor wielu artykułów, współautor komentarzy do ustaw o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne i ustawy o doręczeniach elektronicznych, a także prelegent na prestiżowych konferencjach dotyczących prawa informatycznego, ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych, interoperacyjności systemów teleinformatycznych.

Koszt udziału w spotkaniu

Zrzeszeni w Forum Sekretarzy

Niezrzeszeni w Forum Sekretarzy

 

W ramach składki

550 zł

Zwolnione z VAT w przypadku szkoleń podnoszących kwalifikacje pracowników JST oraz ich jednostek organizacyjnych oraz finansowania szkolenia w co najmniej 70% ze środków publicznych.

Prosimy o przesyłanie karty zgłoszenia do 14 września 2026 r. mailem na adres: centrum@frdl.szczecin.pl

W kwestiach związanych ze wstąpieniem do Forum Sekretarzy Województwa Kujawsko-Pomorskiego prosimy kontaktować się z Koordynatorem Forum: Andrzejem Pożyczką,
tel. 725 302 319

Zapraszamy do udziału!