Żłobki, kluby dziecięce, dzienni opiekunowie - kompendium wiedzy dobrej, instytucjonalnej opieki nad dziećmi w wieku do lat trzech. Wymagania, warunki organizacyjne, rejestracja, dokumentacja, zarządzanie, nadzór, kontrola, sprawozdawczość, dofinansowanie, rozliczenia finansowe

Moduł II: Rejestracja form opieki nad dziećmi w wieku do lat trzech w zadaniach organu rejestrowego oraz podmiotów i jst. Dokumentacja potwierdzająca rejestr formy opieki - zadania wykonawcze jst oraz podstawowe dokumenty każdej instytucji dotyczące sprawowania opieki nad dziećmi w wieku do lat trzech.

1. Opieka nad dziećmi w wieku do lat trzech jak wyłączna forma działalności regulowanej- zasada legalności funkcjonowania instytucji opieki nad małym dzieckiem.
2. Tworzenie żłobków/klubów dziecięcych/dziennych opiekunów w strukturze samorządowej opieki nad dziećmi wieku do lat trzech – podstawowe dokumenty.
3. Rejestr placówek opieki nad dziećmi do lat 3 w zadaniach organu wykonawczego jst.
4. Wymagane dokumenty do rejestracji żłobka w przypadku osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nie posiadającej osobowości prawnej oraz w przypadku osoby fizycznej.
5. Inne konieczne dokumenty potrzebne (podmioty inne niż jst) przy rejestracji żłobka, klubu dziecięcego i dziennego opiekuna.
6. Potwierdzenie wpisu do elektronicznej bazy instytucji opiekuńczych dla dzieci w wieku do lat trzech.
7. Najczęstsze przyczyny odmowy rejestracji- tryb, termin realizacji.
8. Elektroniczne załatwienie „sprawy” – system elektroniczny przepływu informacji - dwustronna forma obiegu dokumentacji.
9. Tworzenie przez jst żłobków i klubów dziecięcych w formie samorządowych jednostek budżetowych.
10. Zakres statutu żłobka i klubu dziecięcego, jako integralnej części uchwały o utworzeniu samorządowej instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat trzech.
11. Podjęcie decyzji przez jst dotyczącej obsługi administracyjnej, organizacyjnej i finansowej samorządowego żłobka, klubu dziecięcego i dziennego opiekuna.

Dzień 2- 31 maja

Moduł III: Powierzenie prowadzenia żłobka, klubu dziecięcego, funkcjonowanie dziennego opiekuna, dokumentacja wewnętrzna instytucji opieki, nadzór wewnętrzny, w tym kontrola zarządcza. Nadzór i kontrola w zadaniach organu wykonawczego jst.

1. Możliwości wyłonienia dyrektora żłobka, kierownika klubu dziecięcego w samorządowych i prywatnych formach opieki.
2. Dokumentacja wewnętrzna żłobka, klubu dziecięcego.
3. Organizacja żłobka, klubu dziecięcego i dziennego opiekuna.
4. Nadzór i kontrola gminy nad żłobkiem, klubem dziecięcym dziennym opiekunem w zakresie warunków i jakości świadczonej opieki.
5. Nadzór gminy nad instytucjami opieki nad dziećmi do lat trzech przy wpisie do rejestru.
6. Kontrole planowe i doraźne.
7. Różnice w prowadzeniu kontroli w podmiotach samorządowych i nie samorządowych.
8. Plan nadzoru w kompetencji organu stanowiącego danej jst dla funkcjonujących na jej terenie form opieki nad dziećmi w wieku do lat trzech.
9. Sprawowanie nadzoru i kontroli na podstawie przepisów ustawy o opiece nad dziećmi do lat 3.
10. Sprawowanie nadzoru i kontroli w podmiotach nie samorządowych, prowadzących działalność gospodarczą na podstawie przepisów ustawy Prawo przedsiębiorców.
11. Kontrola z perspektywy kontrolującego.
12. Schemat prowadzenia kontroli.
13. Procedura wdrożenia oraz dokumentowanie kontroli nadzorczej w żłobku samorządowym.
14. Standardy kontroli zarządczej.
15. Analiza i ocena ryzyka – monitorowanie i ocena ryzyka.

Moduł IV: Rejestr, nadzór, wnioskowanie, rachunkowość, sprawozdawczość wg nowych, obowiązujących zasad. Zmiany w realizacji zadań jednostek samorządu terytorialnego (rady danej jst), wójta, burmistrza, prezydenta oraz podmiotów prowadzących formy opieki nad dziećmi w wieku do lat trzech od dnia 1 kwietnia 2022 r. w związku z realizacją dofinansowania opieki w żłobkach, klubach dziecięcych i przez dziennych opiekunów.

1. Ustawowe warunki nabywania prawa do rodzinnego kapitału opiekuńczego lub dofinansowania form opieki nad dziećmi w wieku do lat trzech w zadaniach rodziców/prawnych opiekunów oraz podmiotów świadczących usługę form opieki nad dziećmi w wieku do lat trzech.
2. Ustalenie prawa do dofinansowania obniżenia opłaty rodzica za pobyt dziecka w żłobku, klubie dziecięcym lub u dziennego opiekuna.
3. Zakres przedmiotowy wniosku o dofinansowanie obniżenia opłaty za pobyt dziecka w żłobku, klubie dziecięcym lub u dziennego opiekuna.
4. Obowiązki podmiotu prowadzącego formy opieki w związku z wprowadzeniem dofinansowania obniżenia opłaty za pobyt dziecka w żłobku, klubie dziecięcym, przez dziennego opiekuna.
5. Obieg elektronicznej obsługi powiadamiania podmiotu prowadzącego żłobek, klub dziecięcy, zatrudniającego dziennego opiekuna- o wysokości dofinansowania, bezgotówkowym systemie przekazywania dofinansowania.
6. Dostosowanie opłaty za pobyt dziecka w żłobku/klubie dziecięcym lub u dziennego opiekuna z uwzględnieniem kwoty przyznanego dofinansowania.
7. Udostępnienie przez ZUS żłobkowi, klubowi dziecięcemu, podmiotowi zatrudniającemu dziennego opiekuna albo dziennemu opiekunowi prowadzącemu działalność na własny rachunek informacji o przyznaniu albo odmowie przyznania dofinansowania na dziecko umieszczone w placówce albo u dziennego opiekuna na wskazany odpowiednio w rejestrze albo wykazie adres poczty elektronicznej.
8. Upoważnienie, pełnomocnictwo do przetwarzania i przekazywania danych osobowych w związku z wdrożeniem systemu rejestracji i aktualizowania informacji, obejmujących dane wrażliwe i operowania ww. danymi.
9. Sposób i termin przekazywania dofinansowania do podmiotu świadczącego opiekę nad dziećmi w wieku do lat trzech (samorządowego i prywatnego).
10. Zmiany w systemie i wysokości wnoszenia opłaty rodziców za pobyt dziecka w żłobku/klubie dziecięcym lub u dziennego opiekuna z uwzględnieniem przyznanej kwoty dofinansowania – regulacja przekazywanych form dofinansowania podmiotom realizującym zadania opieki dzieci do lat trzech, zmian wynikających z miesięcznych sprawozdań oraz zwrotów nadpłaconych kwot od dnia przyznanego dofinansowania.
11. Instrukcja rejestracji wniosku o wpis do rejestru żłobków i klubów dziecięcych lub wykazu dziennych opiekunów RKZ-1 na PIU Emp@tia – dane wymagane do rejestracji.
12. Instrukcja rejestracji informacji o zmianie danych w rejestrze żłobków i klubów dziecięcych lub wykazie dziennych opiekunów RKZ-2 na PIU Emp@tia.
13. Aktualizacja uchwały dotyczącej planu nadzoru nad formami opieki nad dziećmi w wieku do lat trzech oraz doprecyzowanie form i częstotliwości kontroli obejmującej dodatkowo zgodność sprawozdawczą podmiotów realizujących opiekę nad dziećmi w wieku do lat trzech.
14. Wdrożenie wymaganych zmian w zapisach uchwał rad gmin, określających opłaty za usługi opiekuńcze w gminnych żłobkach, uwzględniających mechanizmy obniżenia opłaty rodzica za pobyt dziecka w żłobku, klubie dziecięcym lub u dziennego opiekuna.
15. Przekazywanie informacji, sprawozdawczość, obsługa finansowa w formie elektronicznej z wykorzystaniem adresu poczty elektronicznej i rachunku bankowego podmiotu prowadzącego formy opieki nad dziećmi w wieku do lat trzech wskazanego odpowiednio w rejestrze.