Planowanie zamówień oraz przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w świetle nowej ustawy PZP

Prawidłowe zaplanowanie oraz przygotowanie postępowania od strony technicznej, organizacyjnej i merytorycznej to fundament każdego zamówienia publicznego. Niebagatelne znaczenie ma tu zarówno oszacowanie wartości zamówienia gdyż to decyduje o właściwym wypełnieniu ustawowych obowiązków, jakie ciążyć będą na zamawiającym, ale również odpowiednie określenie i opisanie potrzeb zakupowych zamawiającego, które bezpośrednio wpływają na to, co faktycznie otrzymamy w wyniku realizacji zamówienia przez wykonawcę. Na szkoleniu przedstawimy zasady i skuteczne, praktyczne wskazówki umożliwiające prawidłowe zaplanowanie zamówień oraz przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

• Nabycie niezbędnej wiedzy dot. organizacji, planowania zamówień oraz przygotowania postępowania, ze szczególnym praktycznym omówieniem nowych zasad szacowania wartości zamówienia, zasad podmiotowej kwalifikacji wykonawców, czy opisywania przedmiotu zamówienia i doboru kryteriów oceny ofert.
• Uzyskanie szeregu praktycznych wskazówek mających wpływ na niwelowanie zagrożeń i negatywnych skutków niewłaściwego działania zamawiającego.

1. Planowanie zamówień publicznych:
- zamówienia publiczne jako proces zakupowy,
- zasada efektywności ekonomicznej w zamówieniach publicznych,
- grupy zakupowy, wspólne udzielanie zamówień,
- analiza potrzeb i wymagań jako mechanizm wstępnego planowania zamówień (w tym ćwiczenia praktyczne),
- plan postępowań w ujęciu prawnym i organizacyjnym – zasady sporządzania oraz aktualizacji.

2. Narzędzia wspomagające organizację i planowanie zamówień:
- wstępne konsultacje rynkowe oraz inne możliwości udziału wykonawców w planowaniu zamówień i przygotowaniu postępowań,
- definiowanie oraz zarządzanie ryzykami związanymi z postępowaniem oraz realizacją zamówienia publicznego (w tym ćwiczenia praktyczne),
- procedury i instrukcje wewnętrzne – cel i zakres regulacji,
- raport z wykonania zamówienia – nowe narzędzie doskonalenia zamówień publicznych.

3. Szacowanie wartości zamówienia (praktyczne zajęcia na przykładach):
- nowe zasady definiowania tzw. „zamówień podobnych” na podstawie tożsamości przedmiotowej, czasowej oraz podmiotowej,
- tożsamość przedmiotowa w zakresie robót budowlanych w kontekście definicji obiektu budowlanego, z uwzględnieniem orzecznictwa TSUE, sądów administracyjnych oraz wyników kontroli,
- jednorodne usługi oraz podobne dostawy jako podstawa sumowania wartości zamówienia,
- tożsamość czasowa jako perspektywa planowania zamówień w odniesieniu do roczności budżetu, wieloletnich planów finansowych oraz projektów unijnych,
- dopuszczalny i nieuprawniony podział zamówienia na części w nowej ustawie Pzp,
- szacowanie wartości zamówień nieprzewidzianych (czym jest obiektywna nieprzewidywalność zakupów, nowa okoliczność nieznana w momencie wszczęcia postępowania, jak traktować zakupy planowane, ale których docelowego zakresu zamawiający nie może określić),
- metody obliczania wartości zamówienia oraz źródła pozyskiwania danych w procesie szacowania wartości zamówienia,
- szacowanie wartości a źródła finansowania wydatków,
- szacowanie zamówień polegających na powtórzeniu podobnych usług lub robót budowlanych,
- możliwość podziału zamówienia w trybie art. 30 ust. 4 (stary art. 6a).

4. Wybór trybu postępowania oraz dobór procedury udzielania zamówienia publicznego:
- tryby postępowań dla zamówień o wartości równej lub przekraczającej progi unijne,
- nowe reguły udzielania zamówień o wartości poniżej progów unijnych,
- charakterystyka trybu podstawowego w trzech wariantach,
- zasady udzielania zamówień w zakresie usług społecznych według nowej ustawy Pzp.

5. Zasady podmiotowej kwalifikacji wykonawców:
- zasady stosowania warunków udziału w postępowaniu,
- nowy katalog fakultatywnych przesłanek wykluczenia z postępowania,
- dokumenty składane przez wykonawców – warunki uzupełniania, termin ważności dokumentów,
- podmiotowe środki dowodowe,
- podwykonawstwo, konsorcja oraz podmioty trzecie w nowej ustawie.

6. Przedmiotowe warunki zamówienia publicznego:
- przestrzeganie zasad uczciwej konkurencji, równego traktowania, proporcjonalności i przejrzystości przy opisie przedmiotu zamówienia,
- jak uniknąć dyskryminującego opisu przedmiotu zamówienia – kiedy użycie znaku towarowego będzie dopuszczalne i na jakich zasadach,
- jak zapewnić jednoznaczny i wyczerpujący opis przedmiotu zamówienia – skutki zaniechań,
- zasady dotyczące „równoważności” przy opisie przedmiotu zamówienia,
- kryteria oceny ofert w nowej ustawie,
- przedmiotowe środki dowodowe – nowe zasady składania oraz uzupełniania.

7. Najistotniejsze zasady przygotowania i udostępniania specyfikacji warunków zamówienia oraz opisu potrzeb i wymagań:
- zasady przygotowania i składania ofert – format, forma, postać dokumentów elektronicznych,
- termin składania ofert,
- nowe zasady wyznaczania oraz wydłużania terminu związania ofertą,
- wadium,
- fakultatywne przesłanki wykluczenia wykonawcy oraz przesłanki unieważnienia postępowania wymagające zaplanowania,
- uzasadnienie braku podziału zamówienia na części,
- „procedura odwrócona” według nowych przepisów Pzp.

8. Umowa o zamówienie publicznego z punktu widzenia przygotowania postępowania:
- klauzule obligatoryjne oraz abuzywne w nowej ustawie Pzp,
- zasady dokonywania zmian w umowie – jak poprawnie zdefiniować istotną i nieistotną zmianę w umowie,
- klauzule waloryzacyjne.
 

Pracownicy jednostek sektora finansów publicznych zajmujący się czynnościami związanymi z przygotowaniem zamówienia; członkowie komisji przetargowych; osoby koordynujące oraz odpowiedzialne za nadzór i zarządzanie procesami udzielania zamówień publicznych; wykonawcy, chcący zapoznać się z mechanizmami dot. przygotowania postępowania, które mają bezpośredni wpływ na przygotowanie i złożenie konkurencyjnej oferty.

Prawnik, specjalista w zakresie zamówień publicznych, od niemal 20 lat związany z zamówieniami publicznymi. Doświadczenie zarówno jako zamawiający oraz doradca w instytucjach zamawiających, jak również jako wykonawca i doradca wykonawców przy ubieganiu się o zamówienia publiczne. To również kilkaset przeprowadzonych audytów i kontroli zamówień, organizowanie i wdrażanie procedur i wewnętrznych systemów zarządzania procesami zakupowymi. Wykładowca w ramach studiów podyplomowych dla administracji publicznej m.in. w Akademii Leona Koźmińskiego. Doświadczony trener prowadzący szkolenia m.in. dla pracowników Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, Kancelarii Prezydenta, Kancelarii Sejmu i Senatu, Lotniczej Akademii Wojskowej, ministerstw, jednostek samorządowych, spółek komunalnych, szkół, uczelni, czy szpitali. Obecnie prowadzi zajęcia z zakresu zamówień publicznych między innymi w KSAP. Stały współpracownik Fundacji Rozwoju Demokracji Lokalnej.