Prace przygotowawcze do wdrożenia systemu EZD w urzędzie

Zapraszamy na zajęcia, podczas których wyjaśnimy korzyści wynikające z wdrożenia w podmiocie systemu elektronicznego zarzadzania dokumentacją. Zajęcia poprowadzą ekspertki z Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego, który stworzył system do elektronicznego zarządzania dokumentacją zwany EZD PUW. Wskażą one uczestnikom założenia metodyki systemu EZD na przykładzie wdrożeń systemu EZD PUW oraz przedstawią elementy, na które należy zwrócić szczególną uwagę w procesie wdrażania w podmiocie systemu EZD.

• Omówienie korzyści wynikających z wdrożenia w podmiocie systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją.
• Przedstawienie różnic miedzy papierowym (tradycyjnym), a elektronicznym sposobem zarządzania dokumentacją.
• Wskazanie tych elementów, na które należy zwrócić szczególną uwagę w procesie wdrażania w podmiocie systemu EZD.
• Zapoznanie uczestników z najważniejszymi aspektami zarządzania składami chronologicznymi jako niezbędnego elementu przy wdrożeniu systemu EZD.

I. Podstawy prawne i prace przygotowawcze do wdrożenia EZD.
1. Otoczenie prawne EZD:
a. jak należy rozumieć pojęcie  EZD,
b. wyjątki od systemu EZD,
c. różnice w zakresie prowadzenia spraw w postaci elektronicznej i papierowej (tradycyjnej),
d. najważniejsze definicje.
2.  Wykonywanie czynności kancelaryjnych w systemie EZD:
a. obsługa korespondencji wpływającej w EZD (poczta tradycyjna, ePUAP, mail informatyczne nośniki danych),
b. dekretacja, dekretacja zastępcza,
c. zakładanie i prowadzenie spraw elektronicznych, 
d. kompletowanie akt spraw w EZD,
e. akceptacje i podpisy elektroniczne w systemie EZD,
f. zasady przygotowywania odpowiedzi w sprawach prowadzonych w EZD,
g. korespondencja wewnętrzna w EZD,
h. obsługa korespondencji wychodzącej w EZD,
i. wykorzystanie systemu EZD w zakresie wsparcia prowadzenia spraw w postaci papierowej. 
3.  Metodyka wdrożenia EZD w podmiocie: 
a. etapy wdrażania EZD,
b. struktura organizacyjna na potrzeby wdrożenia EZD w podmiocie (powołanie zespołu wdrożeniowego, rola koordynatorów w komórkach organizacyjnych).
II. Zarządzanie dokumentacją w składach chronologicznych i przekazanie dokumentacji elektronicznej oraz dokumentacji ze składów chronologicznych do archiwum zakładowego w EZD.
1.   Tworzenie składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych – wymagania prawne i wymagania dla systemu teleinformatycznego klasy EZD:
a. lokalizacje składów,
b. zbiory składów chronologicznego i składu informatycznych nośników danych.
2.   Bieżąca obsługa składów chronologicznych i składu informatycznych nośników danych: 
a. rejestracja dokumentów w skaldzie,
b. wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych,
c. przekazywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych na stan archiwum zakładowego.
3.  Przekazywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych na stan archiwum zakładowego.
4.   Na czym polega archiwizacja dokumentacji elektronicznej.
5.   Różnice w archiwizacji dokumentacji elektronicznej i papierowej. 
6.  Na czym polega brakowanie dokumentacji elektronicznej. 
 

Kierownicy podmiotów wdrażających system EZD, osoby odpowiedzialne za procedury obiegu dokumentacji w podmiotach publicznych, osoby koordynujące wdrażanie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów, osoby z komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za organizacje pracy w podmiotach publicznych, archiwiści, informatycy.

Trener 1 - zastępca dyrektora Oddziału NASK w Białymstoku, kierownik oddziału Obsługi i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych oraz Szkoleń w Biurze Informatyki i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku. Posiada długoletnie doświadczenie w zakresie wdrażania i stosowania przepisów kancelaryjnych w podmiotach publicznych. Uczestnik zespołu roboczego przygotowującego przepisy Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Od wielu lat wdraża system EZD PUW w podmiotach publicznych i prowadzi szkolenia z zakresu elektronicznego zarządzania dokumentacji w podmiotach publicznych.

Trener 2 - wieloletni pracownik Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego. Posiada długoletnie doświadczenie w zakresie wdrażania i stosowania przepisów kancelaryjnych w podmiotach publicznych. Uczestnik zespołu roboczego przygotowującego przepisy Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Od wielu lat wdraża system EZD PUW w podmiotach publicznych i prowadzi szkolenia z zakresu elektronicznego zarządzania dokumentacji w podmiotach publicznych.