Przygotowanie do postępowań o udzielenie zamówień publicznych w 2024 roku. Przegląd aktualnych zagadnień z zakresu stosowania ustawy PZP

Początek każdego roku to moment, w którym Zamawiający zobowiązany do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych przygotowuje się do nowych procedur i postępowań. Tu warto zdać pytanie, czy działania i rozwiązania zastosowane w roku 2023 były zawsze prawidłowe? Odpowiedzi na to kluczowe pytanie warto zweryfikować, aby w kolejnym roku prawidłowo prowadzić postępowania. Podczas proponowanego szkolenia:
• Przeanalizujemy zagadnienia z zakresu sprawozdania z udzielonych zamówień w roku 2023 (zawartych umów w 2023 r.), które zamawiający ma obowiązek przesłać do 1 marca 2024 roku. W poprzednich latach obowiązek ten był realizowany poprzez wysyłanie informacji do Prezesa UZP, gdzie w praktyce przekazane informacje nie podlegały szczegółowej weryfikacji. Obecne sprawozdania, które Zamawiający przekazuje, znajdą się już w ujednoliconej bazie e-Zamówień prowadzonej przez Urząd Zamówień Publicznych. W przypadku wadliwie wprowadzonych danych lub popełnionych błędów w postępowaniach prowadzonych w roku 2023, będzie istniała możliwość ich automatycznego sprawdzenia w systemie zamówień publicznych. Zaprezentujemy mechanizmy weryfikacji sprawozdania oczami kontrolującego i zamawiającego. Wskażemy jak przygotować się do poprawienia wadliwie przygotowanego sprawozdania, aby dokonać poprawy występujących błędów?
• Omówimy zmiany, które zaszły w systemie zamówień publicznych pod kątem możliwości wystąpienia nieprawidłowości w postępowaniach realizowanych w 2024 r. Dość często Zamawiający wykorzystując dokumentację, SWZ, załączniki, ogłoszenia wymagane przepisami ustawy pzp z poprzednio realizowanych postępowaniach z roku 2022/2023 nie zdaje sobie sprawy z tego, że po raz kolejny powiela nieprawidłowości i błędy. W tej części szkolenia nie będą omawiane zasady przygotowania tych dokumentów - zostanie zaś wskazana lista miejsc w dokumentacji lub ich fragmentów, które często naruszają przepisy i wymagają korekty.
• Przedstawimy analizę regulacji wewnętrznych obowiązujących w jednostce (regulamin pracy komisji przetargowej, regulaminów zamówień o wartości poniżej lub powyżej 130 000 zł). Regulacje wewnętrzne w procedurach często nakładają na prowadzącego postępowanie obowiązki i ich dokumentowanie w sposób czasochłonny, z dużą ilością czynności i „straty czasu”. Przedstawimy kilka przykładów usprawniających rozwiązania wewnętrzne oparte na regulacjach, gdzie procedura tam opisana może być dużo prostsza i mało uciążliwa. Jednocześnie wskażemy przykłady regulaminów prowadzących do naruszeń przepisów prawa, w tym Kodeksu cywilnego.

• Zdobycie, uzupełnienie i uporządkowanie praktycznej wiedzy z zakresu głównych elementów związanych z procedurami zamówień publicznych oraz czynności związanych z udzielaniem i realizacją zamówień publicznych w jednostce.
• Poznanie punktów krytycznych związanych z prowadzeniem postępowania o udzielanie zamówienia publicznego wraz ze wskazaniem prawidłowych sposobów postępowania mających na celu eliminację nieprawidłowości w przyszłości.
• Poznanie zasad tworzenia procedury i regulaminów w stopniu odpowiadającym wymaganiom ustawy pzp - regulaminów wewnętrznych dotyczących prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego/prac komisji przetargowej wraz z informacją w jaki sposób postępować czy dokonać poprawy i korekty dokumentacji, aby w przyszłości uniknąć problemów i nieprawidłowości.
• Zdobycie wiedzy z zakresu uaktualnienia sprawozdań z udzielonych zamówień w taki sposób, aby wprowadzać zmiany i wyeliminować możliwe błędy i nieprawidłowości.
• Uzyskanie praktycznych porad, wskazówek i rozwiązań na przedstawione problemy oraz odpowiedzi na pojawiające się pytania związane z analizowanym tematem co pozwoli przygotować się w należyty sposób do kolejnego roku prowadzenia procedur zamówień publicznych.
• Otrzymanie obszernych materiałów szkoleniowych, w tym schematów postępowań i przykładowych dokumentacji objętych przedmiotem szkolenia.

1. Wprowadzenie. Analiza aktualnego stanu prawnego z uwzględnieniem najnowszych zmian.
• Zmiany do ustawy pzp – „data wszczęcia postępowania się liczy”.
• Akty wykonawcze – rozporządzenia i ustawy – „aktualizacja jest ważna”.
• Zapomniane wymagania i obowiązki – „sprawdź o czym musisz jeszcze wiedzieć”.
2. Przygotowanie do wypełnienia obowiązkowych sprawozdań w roku 2024 z udzielonych zamówień w roku 2023.
• Przygotowanie informacji do wprowadzenia w sprawozdaniach.
• Zasady wprowadzenia danych do formularzy elektronicznych.
• Na co należy zwrócić uwagę przy wprowadzania informacji o udzielonych zamówieniach?
• Sprawdzenie danych i ich uzupełnienie przed wprowadzeniem do sprawozdania.
• Najczęściej popełniane błędy i nieprawidłowości.
3. Zmiany w systemie zamówień publicznych – wpływ na przygotowywane postępowania w roku 2024. Informacje dodatkowe w procedurach o wartości zamówienia poniżej oraz równej lub powyżej 130 0000 zł oraz powyżej progów unijnych.
• Przygotowanie do postępowania. Korekta – jak sprawdzić?
• Prowadzenie postępowania. Korekta – jak sprawdzić?
• Realizacja umowy, wykonanie. Korekta – jak sprawdzić?
• Dodatkowe wymagania po wykonaniu umowy.
• Zestawienie miejsc w dokumentacji lub czynnościach, które należałoby poprawić, zmodyfikować, wprowadzić nowe rozwiązania.
4. Regulaminy, zarządzenia, rozwiązania organizacyjne w jednostce.
• Rozwiązania organizacyjne – czy regulamin i zasady stosowania procedur są zgodne z aktualnym stanem prawnym?
• Komisja przetargowa – czy warto wprowadzić obowiązkowe szkolenie jej członków?
• Regulacja wewnętrzna – minimum oraz punkty krytyczne. Co zmienić w regulaminach?
• Audyt postępowań – „uczymy się na błędach”.
• Lista sprawdzająca – na co zwrócić uwagę i gdzie zmienić swoją regulację wewnętrzną?
• Przykładowe rozwiązania – analiza postępowania.
5. Podsumowanie. Dyskusja.

Kierownicy jednostek zamawiających, członkowie komisji przetargowej, osoby sprawujące nadzór nad zamówieniami publicznymi, pracownicy prowadzący postępowania o wartości poniżej lub powyżej 130 000 zł, postępowania o wartości powyżej progów unijnych, osoby kontrolujące zamówienia publiczne.

Jeden z najbardziej cenionych specjalistów i trenerów w zakresie zamówień publicznych w Polsce. Zamówieniami publicznymi zajmuje się od 1994 roku, doskonale zorientowany w specyfice funkcjonowania podmiotów podlegających systemowi zamówień publicznych. Trener zamówień publicznych wpisany w roku 1994 na listę Prezesa UZP w zakresie: dostaw, usług, usług informatycznych oraz robót budowlanych. Autor licznych publikacji i artykułów. W latach 1995-2006 wpisany na listę arbitrów Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. Wiedza praktyczna sprawdza się przy konsultacjach w przygotowaniu i prowadzeniu postępowań, weryfikacji ogłoszeń o zamówieniu i treści specyfikacji czy budowaniu rozwiązań organizacyjnych, a także w prowadzeniu szkoleń na terenie całego kraju. Posiada cenny zbiór doświadczeń i sprawdzonych rozwiązań, z których warto skorzystać. Praktyk w trzech płaszczyznach: zamawiający, wykonawca i kontrola zamówień. Każdego roku prowadzi średnio w roku ok. 110 szkoleń jedno/dwu lub trzydniowych), a częste konsultacje i doradztwo (także telefoniczne) jest prowadzone od 29 lat. W rankingach popularności osób prowadzących szkolenia niezmiennie zajmuje czołowe pozycje.