Zamówienie z wolnej ręki - wymagania i ograniczenia. Praktyczne podpowiedzi, dokumentacja postępowania

Proponujemy Państwu udział w praktycznych warsztatach, które mają na celu rozwiązanie często występującego problemu związanego wyborem i przeprowadzeniem postępowania w trybie najmniej konkurencyjnym – zamówienia z wolnej ręki (ZWR). Tryb ten jest najczęściej kontrolowany z wszystkich zamówień publicznych. Każdy szczegół i element jest poddawany wnikliwej analizie i wymaga dość często ponadnormatywnych uzasadnień i dodatkowych opisów. Prowadzący zajęcia, ekspert i trener z zakresu zamówień publicznych z wieloletnim doświadczeniem, przedstawi kluczowe elementy prawidłowo przygotowanej i przeprowadzonej procedury w trybie zamówienia z wolnej ręki. Wskaże punkty krytyczne oraz najczęściej występujące nieprawidłowości w prowadzeniu postępowania, co pozwoli w przyszłości uniknąć błędów, które czasami mogą skończyć się naliczeniem korekty finansowej, sporami z wykonawcą w sądach, odstąpieniem od umowy czy postawieniem zarzutu naruszenia dyscypliny finansów publicznych. Podczas zajęć omówimy wiele gotowych rozwiązań i szczegółów postępowania, które w części dyskusyjnej będziemy dodatkowo analizować z uczestnikami szkolenia. Dzięki uczestnictwu w szkoleniu uczestnik pozyska wiedzę i doświadczenie, której bardzo często brakuje w jednostce.

• W praktyczny sposób, na gotowych schematach i dokumentach, przedstawimy najważniejsze kwestie związane z przygotowaniem i prowadzeniem postępowania oraz realizacją umowy przy wyborze trybu zamówienia z wolnej ręki w postępowaniach o wartości poniżej progów unijnych oraz gdy wartość zamówienia jest równa lub przekracza progi unijne.
• Zaprezentujemy fragmenty dokumentacji postępowania czy ogłoszenia, związanych z często występującymi nieprawidłowościami dotyczącymi trybu zamówienia z wolnej ręki, zmian w umowie, w szczególności dotyczących przedmiotu zamówienia czy waloryzacji.
• Wskażemy/zaproponujemy schemat postępowania w trybie zamówienia z wolnej ręki (dwie odrębne ścieżki postępowania) w zależności od podstawy prawnej uzasadnienia wyboru trybu.
• Omówimy najczęściej występujące błędy i nieprawidłowości w zakresie udzielania i realizacji zamówień z wolnej ręki.
• Odpowiemy na często zadawane pytania:
- Czy uzasadnienie wyboru trybu zamówienia z wolnej ręki jest przygotowane w sposób zgodny z przepisami ustawy pzp?
- Jak przygotować dokumentację/protokół postępowania z załącznikami w trybie zamówienia z wolnej ręki – lista wymaganych dokumentów i oświadczeń?
- Czy w trybie zamówienia z wolnej ręki obowiązują wymagania zawarte w ustawie pzp związane z opisem przedmiotu zamówienia, warunkami udziału w postępowaniu czy raportem z realizacji umowy?
- Czy w trybie zamówienia z wolnej ręki może wystąpić oferta w rozumieniu ustawy pzp?
• Przekażemy obszerne materiały szkoleniowe, w tym: blok aktów prawnych obejmujących procedury zamówień publicznych (szczególnie ZWR), protokół postępowania (ZWR), ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy (ZWR), przykłady dodatkowych dokumentów wymaganych przepisami prawa w trybie ZWR, opinie i zestawienia dotyczące budowania uzasadnienia wyboru trybu ZWR, przykładowe uzasadnienia wyboru trybu z ogłoszeń w PZP, wybrane tezy z wyroków KIO dotyczących uzasadnienia wyboru trybu ZWR, opinie prawne UZP dotyczące uzasadnienia wyboru trybu ZWR, wybrane fragmenty wytycznych dotyczących wyboru trybu ZWR.

1. Omówienie aktualnie obowiązujących przepisów obejmujących zamówienia publiczne.
2. Wybór trybu zamówienia z wolnej ręki – zasadność wyboru trybu:
• Przesłanki i okoliczności ustawowe – przykłady.
• Praktyczne powody wyboru trybu – powiązania z przesłankami ustawy PZP.
• Uzasadnienia wyboru trybu – opis schematu budowania uzasadnienia na przykładach zaczerpniętych z ogłoszeń w Biuletynie Zamówień Publicznych (dobre i złe przykłady).
3. Elementy związane z przygotowaniem postępowania w trybie zamówienia z wolnej ręki:
• Wartość zamówienia.
• Opis przedmiotu zamówienia.
• Warunki udziału w postępowaniu.
• Ustalenie projektu/wzoru lub istotnych elementów umowy.
• Źródło finansowania i dodatkowe wymagania i obowiązki.
• Czy w tym trybie zamawiający ma obowiązek/może przygotować specyfikację warunków zamówienia, wymagać od wykonawcy złożenia oferty?
4. Wybrane przykłady dotyczące problemów związanych z przygotowaniem do postępowania:
• Wartość zamówienia w tzw. zamówieniach uzupełniających i dodatkowych.
• Pilność / awaria jako przesłanka wyboru trybu.
• Monopol – jeden jedyny wykonawca.
• Inne przypadki wskazane przez prowadzącego.
5. Wszczęcie postępowania – kolejne czynności wymagane przepisami prawa:
• Zaproszenie do negocjacji – treść i forma – przykład.
• Ogłoszenie informacyjne o zamiarze zawarcia umowy – wzór.
• Negocjacje z wykonawcą – przykład.
• Oświadczenia i deklaracje jako obowiązek wynikający z przepisów ustawy pzp i rozporządzeń – przykłady.
• Dokumentowanie czynności – protokół postępowania, załączniki.
• Wybór wykonawcy – zawarcie umowy.
• Wątpliwości w postępowaniu – w tym np. czy jest obowiązek stosowania art. 99 ustawy pzp w trybie zamówienia z wolnej ręki (znak towarowy, patent, pochodzenie)?
6. Umowa i jej realizacja – przykładowe elementy, na które koniecznie należy zwrócić uwagę:
• Możliwość dokonania zmiany w umowie.
• Umowy na roboty budowlane.
• Protokoły odbioru, zasady rozliczeń.
• Odstąpienie od umowy – reguły i przykładowe rozwiązania.
7. Panel dyskusyjny – pytania uczestników szkolenia.

Kierownicy zamawiającego, członkowie komisji przetargowej, osoby sprawujące nadzór nad zamówieniami publicznymi, osoby kontrolujące zamówienia publiczne, wykonawcy uczestniczący w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego bez względu na wartość zamówienia, podwykonawcy w zamówieniach publicznych.

Jeden z najbardziej cenionych specjalistów i trenerów w zakresie zamówień publicznych w Polsce. Zamówieniami publicznymi zajmuje się od 1994 roku – doskonale zorientowany w specyfice funkcjonowania podmiotów podlegających systemowi zamówień publicznych. Trener zamówień publicznych wpisany w roku 1994 na listę Prezesa UZP w zakresie: dostaw, usług, usług informatycznych oraz robót budowlanych. Autor licznych publikacji i artykułów. W latach 1995-2006 wpisany na listę arbitrów Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. Wiedza praktyczna sprawdza się przy konsultacjach w przygotowaniu i prowadzeniu postępowań, weryfikacji ogłoszeń o zamówieniu i treści specyfikacji, budowaniu rozwiązań organizacyjnych oraz w prowadzeniu szkoleń na terenie całego kraju. Posiada cenny zbiór doświadczeń i sprawdzonych rozwiązań, z których warto skorzystać. Praktyk w trzech płaszczyznach: zamawiający, wykonawca i kontrola zamówień. Każdego roku w jego szkoleniach bierze udział kilka tysięcy osób (średnio w roku ok. 100 szkoleń jedno/dwu lub trzydniowych), a częste konsultacje i doradztwo (także telefoniczne) jest prowadzone od 27 lat. W rankingach popularności osób prowadzących szkolenia niezmiennie zajmuje czołowe pozycje.