Jak przygotować jednostkę do właściwego wdrożenia faktury ustrukturyzowanej? System KSeF – aspekty podatkowe i techniczne

Krajowy Systemu e- Faktur ma na celu umożliwienie skuteczniejszego przeciwdziałania nieprawidłowościom w obszarze podatków, nie tylko w zakresie podatku VAT, podatku akcyzowego, ale również w podatkach dochodowych. Stosowanie KSeF dla jsfp będzie obligatoryjne, w tym dla jst od 1 lipca 2024 r.

Najbliższy czas należy zatem przeznaczyć na przygotowanie się do wdrożenia tej rewolucyjnej zmiany, zaznajomienia z systemem i nowymi przepisami pracowników instytucji, dlatego też proponujemy Państwu uczestnictwo w szkoleniu z zakresu prawidłowego przygotowania do wdrożenia faktur ustrukturyzowanych i właściwej obsługi Krajowego Systemu e-Faktur.

Podczas zajęć:

• Wyjaśnimy, czym jest KSeF i faktura ustrukturyzowana oraz powiemy jak to działa.
• Omówimy zmiany w fakturowaniu od 1 września 2023 r. w zakresie faktury zaliczkowej i korygującej.
• Przedstawimy  kwestie techniczne i praktyczne dotyczące struktury JPK-FA, wskażemy podstawowe formaty i części faktury wraz z ich objaśnieniem na konkretnych przykładach.
• Podpowiemy, jak postąpić, by prawidłowo zrealizować zadania związane z rozpoczęciem pracy w ramach systemu KSeF.

1. Faktura ustrukturyzowana:

• Czym jest faktura ustrukturyzowana? Faktura ustrukturyzowana, a faktura elektroniczna?
• Faktura ustrukturyzowana jako jeden ze sposobów wystawienia faktury – aktualne regulacje prawne.
• Wytworzenie i wystawienie faktury ustrukturyzowanej – rozróżnienie pojęć.
• Wysyłka faktur do KSeF – Aplikacja Kliencka MF i wykorzystanie programów finansowo – księgowych.
• Numer referencyjny nadawany przez KSeF, omówienie wzoru UPO.
• Data wystawienia i data otrzymania faktury ustrukturyzowanej – konsekwencje prawne i podatkowe stosowania nowej regulacji.
• Zgoda na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych – stosowanie mechanizmu w okresie dobrowolności faktury.

2. Krajowy System e-Faktur:

• Zasady pierwszego uwierzytelnienia się w systemie.
• Nadawanie uprawnień do wysyłki i odbioru faktur.
• Uwierzytelnienie faktury – czy podpisywanie faktury będzie obowiązkowe?
• Archiwizacja faktur w systemie.
• Konto podatnika – możliwość tworzenia subkont dla członków grup VAT i jednostek samorządu terytorialnego.
• Adresowanie dokumentu – skutki błędu w numerze NIP nabywcy.
• Zachęty do stosowania faktur ustrukturyzowanych przed wejściem w życie faktury jako obowiązkowej.

3. Zmiany w ustawie o VAT, wdrażające fakturę ustrukturyzowaną jako obowiązkową:

• Data wejścia w życie faktury ustrukturyzowanej jako obowiązkowej.
• Faktura dla osoby fizycznej.
• Faktura uproszczona – do kiedy paragon z numerem NIP może być uznawany za fakturę?
• Faktura do paragonu.
• Faktura korygująca/nowa korygująca/propozycja wystawienia faktury korygującej.
• Faktura zaliczkowa i rozliczeniowa.
• Faktura ustrukturyzowana w obrocie międzynarodowym.
• Zasady ewidencji dokumentów wewnętrznych (WEWów).
• Zwolnienia z obowiązku stosowania faktury ustrukturyzowanej.
• Faktura w zamówieniach publicznych, a faktura ustrukturyzowana.
• Zasady postępowania w okresie awarii KSeF.
• Sankcje podatkowe za nieprawidłowe wystawienie faktury.
• Zmiany w Prawie Przedsiębiorców – tytułowanie przelewu numerem KSeF faktury.

4. Struktura logiczna JPK-FA:

• Podstawowy format faktury .xml oraz możliwość stosowania wizualizacji w pliku PDF.
• Podstawowe części faktury – sekcje Nagłówek, Podmiot 1, Podmiot 2, Podmiot 3, Podmiot Upoważniony, Fa i Stopka.
• Omówienie konkretnych przykładów faktury.
• Pola obowiązkowe, fakultatywne i opcjonalne.
• Omówienie węzłów Rozliczenie, Płatność i pół dodatkowych takich jak: GTU, TP, Adnotacje.
• Możliwość dołączenia załączników do faktury.
• Wiersze faktury i Unikalny numer wiersza faktury.

5. Wdrożenie faktury ustrukturyzowanej:

• Plan wdrożenia – analiza możliwości technicznych, określenie nieprawidłowości w działaniu systemu księgowego.
• Wdrożenie wzoru faktury – czy możliwa jest eliminacja części pól?
• Wyznaczenie i szkolenie pracowników – zasady wytwarzania i uwierzytelniania faktur.

6. Podsumowanie. Sesja pytań i odpowiedzi.
 

Skarbnicy, kierownicy jednostek, główni księgowi, księgowi, pracownicy wystawiający faktury oraz wszyscy zainteresowani poznaniem zasad i praktycznych rozwiązań w zakresie funkcjonowania i pracy w KSeF.

Prawnik, absolwentka Uniwersytetu Jagiellońskiego, z ponad kilkunastoletnim doświadczeniem pracy w ogólnopolskich spółkach doradztwa podatkowego, trener z ponad 1000 godzinami przeprowadzonych szkoleń oraz publikacjami w ogólnopolskich czasopismach i eksperckich portalach internetowych. Od października 2014 r. członek Krajowej Izby Doradców Podatkowych, z nadanymi uprawnieniami zawodowymi doradcy podatkowego, specjalizujący się w zakresie podatku VAT, PIT i postępowań podatkowych.