Już od ponad roku borykamy się z różnymi skutkami pandemii COVID-19 w życiu zawodowym. Także urzędy zmuszone były do działania za zamkniętymi drzwiami i musiały przystosować się do zdalnej pracy części pracowników, zmienić organizację oraz obsługę klienta. Aby jednak praca ta była skuteczna, musiały zajść pewne korekty w naszym systemie prawnym. Jedną z nich jest wchodząca w życie 5 października nowelizacja Kodeksu Postępowania Administracyjnego, dotycząca doręczeń elektronicznych.

Jest mało prawdopodobne, by ktoś nie znał skrótu KPA. Praktycznie każde pismo otrzymane z urzędu powołuje się na artykuły zawarte w tej ustawie. Ile takich wzmianek o kodeksie poczyniono już w jego historii ciężko stwierdzić, ponieważ akt ten, w swojej pierwotnej formie, powstał ponad 61 lat temu. Od tego czasu wciąż nowelizowany KPA stanowi jedną z podstaw do prowadzenia spraw administracyjnych. Dla urzędników samorządowych czy rządowych jest wykładnią terminów, sposobów i zasad postępowania, na które powołują się w czasie realizowanych działań.

Ów właśnie kodeks w sposób dokładny określał możliwości informowania stron o postępach w zgłaszanych sprawach i o podjętych decyzjach. Formą powszechnie obowiązującą było do tej pory pismo papierowe, które należało przesłać za potwierdzeniem odbioru. Zmiany wprowadzone nowelizacjami KPA z lat 2019-2021, a zwłaszcza nowelizacją z 2021 r. w zakresie doręczeń elektronicznych, mają na celu skuteczną zmianę sposobu informowania stron. Przenoszą one korespondencję z podmiotami administracji publicznej na poziom elektroniczny. Od 5 października 2021 r. pojawiają się zmiany, które dotyczą m.in. zasady pisemności (art. 14 KPA), przepisów o pełnomocnictwie (art. 33), terminach (art. 35 KPA), ponagleniach (art. 37 KPA), doręczeniach (art. 39-49 KPA), wezwaniach (art. 50, 54 KPA), terminach (art. 57), czy wszczęciu postępowania (art. 61, 63 KPA). Powyższa lista zmian nie jest pełna, ustawodawca wprowadził korekty w wielu artykułach a zapoznanie się z tymi zmianami może przysporzyć kilku trudności.

Elektroniczna forma komunikacji za pomocą e-Doręczeń otwarta będzie dla każdego. Obywatel czy przedsiębiorca podający swój adres do doręczeń w Bazie Adresów Elektronicznych (rejestr państwowy) będzie mógł zdecydować, że jego cała korespondencja z podmiotami sektora publicznego przebiegać ma w postaci elektronicznej. Zgodnie z założeniami ustawodawcy, E-doręczenia odbywać się będą w formie: przyjaznej, bezpiecznej w użytkowaniu, skutecznej na równi z listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub z doręczeniem osobistym, niezawodnej i interoperacyjnej.

Idea elektronicznej korespondencji z urzędem nie jest zupełnie nowa, ponieważ już kilka lat działa ePUAP. Jego forma i konstrukcja techniczna jest jednak inna od planowanych rozwiązań a sama zasada dziania opiera się na możliwości skorzystania a nie, jak to jest planowane, na obowiązku. Ponadto różne sprawy podmiotu mogły być prowadzone w różny sposób, a zgodę na odbieranie elektronicznej korespondencji z urzędu strona musiała wyrażać każdorazowo. Nowe regulacje mają na celu zupełnie odwrócić tą zasadę i wprowadzić symetryczność korzystania z komunikacji elektronicznej. Dla klientów wolących, z różnych powodów, tradycyjną formę komunikacji wprowadzony zostanie model hybrydowy, zobowiązujący jednak podmiot administracji do cyfryzacji korespondencji.

Wielokrotnie tematy te przejawiały się na organizowanych przez Fundację Rozwoju Demokracji Lokalnej szkoleniach. Poza otwartymi webinariami dla pracowników administracji przygotowujemy szkolenia zamknięte, prowadzone przez naszych ekspertów dla zespołów urzędników w poszczególnych jednostkach. Program takiego spotkania, jego termin i forma każdorazowo podlegają indywidualnym ustaleniom tak, by w pełni zrealizować wszystkie wymagania klienta. Możemy spotkać się w miejscu wskazanym przez Urząd, jesteśmy w stanie zorganizować przestrzeń zewnętrzną, przygotujemy specjalny pokój wirtualny.  Dzięki wielu takim spotkaniom dysponujemy bogatą wiedzą, jak je przygotować i przeprowadzić, w jaki sposób sprawdzić zdobytą przez pracowników wiedzę. Doświadczenia 30 lat działania pozwala nam zagwarantować przeprowadzenie szkolenia, korzystając z bogatej bazy ekspertów. Bierzemy na siebie całą część organizacyjną, pozwalając uczestnikom na zdobywanie wiedzy na 100%.

Szkolenia oferowane przez naszą Fundację nadążają za ciągłymi zmianami prawnymi dzięki codziennej pracy koordynatorów w całej Polsce. Osoby te obserwują wprowadzane i planowane nowelizacje i na ich podstawie przygotowują wspólnie z trenerem zakres merytoryczny szkolenia. Każde spotkanie ma swojego koordynatora, który doradza na które elementy warto zwrócić uwagę, zapewnia opiekę merytoryczną, przekazuje informacje i odpowiedzi po szkoleniu, prowadzi korespondencję z trenerem, przesyła certyfikaty i zaświadczenia. Dzięki tym wielu aspektom nasze szkolenia są zawsze indywidualną ofertą, przygotowaną z myślą o potrzebach klienta.

Z opinii poszkoleniowych wiemy, że takie spotkania dla części lub wszystkich pracowników zgodnie z jednolitym programem zwiększają wydajność pracy i poprawiają jakość obsługi klientów. Zachęcamy do kontaktu z ośrodkiem regionalnym FRDL aby porozmawiać o szczegółach i otrzymać ofertę. Sprawdź listę naszych ośrodków regionalnych