Obowiązki archiwisty zakładowego jako procedury realizowane w archiwach zakładowych i składnicach akt, z uwzględnieniem porządkowania dokumentów elektronicznych i pierwowzorów papierowych w składach

Prawidłowe postępowanie z dokumentacją w jednostkach organizacyjnych objętych nadzorem archiwów państwowych wymaga znajomości nie tylko zapisów instrukcji archiwalnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt, ale także procedur kancelaryjnych w zakresie wytwarzania i prowadzenia spraw. Podczas szkolenia omówimy zadania archiwistów zakładowych odpowiedzialnych za archiwa zakładowe i składnice akt. Przedstawione będą także ryzyka związane z pracą archiwistów.

• Zapoznanie z zakresem odpowiedzialności archiwisty zakładowego, pod kątem zadań dedykowanych wprost archiwistom zakładowym.
• Określenie miejsca archiwisty w procesie wytwarzania i przechowywania dokumentacji, a także rozliczania się z niej w kontakcie z archiwami państwowymi.
• Analiza udziału archiwisty w kluczowych czynnościach archiwalnych tj. porządkowaniu, udostępnianiu, komisyjnym brakowaniu, przekazywaniu materiałów do archiwów państwowych.
• Zwrócenie uwagi na archiwizację dokumentacji elektronicznej i porządkowanie składów.
• Realizacja zapisów Instrukcji archiwalnej w zakresie obowiązku stałego podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników odpowiedzialnych za archiwa zakładowe i składnice akt.
• Wymiana doświadczeń w zakresie praktycznego stosowania normatywów kancelaryjno-archiwalnych.

1. Kim jest archiwista zakładowy i jakie są jego obowiązki? System zastępstw w archiwum.
2. Zdefiniowanie odpowiedzialności archiwisty zakładowego i kierowników komórek merytorycznych za dokumentację wytwarzaną w jednostce organizacyjnej.
3. Kontrole i ekspertyzy archiwum państwowego (uczestnicy procesu kontrolnego
   w jednostce organizacyjnej: szef jednostki, koordynator czynności kancelaryjnych, twórcy dokumentacji, archiwista zakładowy).
4. Porządkowanie dokumentacji w pierwotnym stanie wytworzenia w archiwum i składnicy akt. Etapy i reguły obowiązujące przy pracach porządkowych dokumentacji przechowywanej w magazynach archiwalnych.
5. Porządkowanie dokumentacji w składach chronologicznych i informatycznych nośników danych, a także dokumentów elektronicznych.
6. Prowadzenie ewidencji dokumentacji, czyli środki ewidencyjne niezbędne archiwiście. Zagadnienie aktualizacji formularzy i ich formalnego wdrażania.
7. Problematyka udostępniania dokumentacji przechowywanej w archiwum. Kwerendy i wypożyczenia to sprawy realizowane w podmiocie.
8. Problem ochrony informacji w ramach zbioru dokumentacji.
9. Wycofanie akt jako narzędzie opisane w instrukcjach archiwalnych.
10. Wieloetapowość procedury przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego. Standardy porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych.
11. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej jako procedura, w której uczestniczy archiwista. Jak prawidłowo przygotować wniosek na brakowanie, by umożliwić niszczenie dokumentacji.
12. Skontrum zbioru dokumentacji - jak przebiega i na czym polega.
13. Przygotowanie sprawozdania z działalności archiwisty zakładowego.
14. Identyfikacja ryzyk związanych z zarządzaniem dokumentacją i jej prowadzeniem w oparciu o przepisy i praktykę kancelaryjno-archiwalną.
15. Analiza SWOT dla zagadnie archiwalnych.
16. Dyskusja

Szkolenie skierowane jest przede wszystkim do archiwistów zakładowych zatrudnionych w podmiotach prowadzących archiwa zakładowe (takich jak urzędy miast i gmin, starostwa, urzędy administracji państwowej, instytucje wymiaru sprawiedliwości), lub składnice akt w państwowych i samorządowych jednostkach akt.

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor nauk humanistycznych z zakresu archiwistyki, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie i studiów menadżerskich EMBA, biegły sądowy, wieloletni pracownik administracji państwowej. Prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o okresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.