Forum Sekretarzy Samorządów Województwa Opolskiego - Wdrożenie systemu ochrony sygnalistów w sektorze samorządowym w świetle nowej ustawy

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady(UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii nakłada na podmioty pub., w tym samorządy, obowiązek wdrożenia systemu raportowania naruszeń oraz ochrony sygnalistów. Termin na wdrożenie Dyrektywy został wyznaczony na 17 grudnia 2021 roku. W związku z opóźnieniem wdrożenia krajowej regulacji i naciskami organów UE prace nabrały tempa i nowa ustawa została uchwalona 14 czerwca 2024 r., opublikowana 24 czerwca 2024 r., co oznacza że, co do zasady, nowe regulacje wejdą w życie 25 września 2024 r. Znajomość wymogów prawnych i praktycznych wskazówek usprawni wdrożenie zgodnego z prawem systemu i wprowadzenie koniecznych zmian w organizacji.

• Przygotowanie uczestników do przestrzegania regulacji prawnych zw. z systemem ochrony sygnalistów.
• Przekazanie aktualnej wiedzy i skutecznych narzędzi zgodnie z nowymi regulacjami krajowymi.
• Uzyskanie wiedzy w zakresie prawidłowego wdrożenia procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń w ramach danej instytucji oraz ochrony sygnalistów.
• Konsultacje z prowadzącą oraz innymi Uczestnikami szkolenia, a także budowanie dobrych relacjii wsparcia wśród Sekretarzy.

I. Informacje wprowadzające – prosty, tani i efektywny system w organizacji jest możliwy:

• Wyjaśnienie kluczowych pojęć: sygnalista, whistleblowing, działania odwetowe, dobra wiara,kanały zgłoszeń, incydent.
• Korzyści wynikające z whistleblowingu.
• Podstawa prawna: Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz przyszła ustawa wdrażająca normy zawarte w Dyrektywie 2019/1937.
• Postępy w polskiej ustawie o ochronie sygnalistów – ochrona sygnalistów na gruncie nowych przepisów.

II. Minimalne obwiązki wynikające z Dyrektywy 2019/1937 w kontekście sektora samorządowego

• Cel Dyrektywy.
• Zakres podmiotowy – jakich podmiotów dotyczą nowe regulacje?
• Sygnalista w sektorze publicznym – specyfika (podległość służbowa, lojalność pracownicza, obawyprzed stygmatyzacją, lokalne uwarunkowania).
• Zakres przedmiotowy – jakie naruszenia mogą być raportowane?
• Kanały dokonywania zgłoszeń: wewnętrzne, zewnętrzne oraz ujawnienie publiczne.
• Sygnalista anonimowy – wyzwanie dla organizacji.

III. Procedura dokonywania zgłoszeń – wdrożenie „krok po kroku” – omówienie procedury i poszczególnych etapów postępowania wyjaśniającego:

1. Wewnętrzny kanał dokonywania zgłoszeń.:

• Zalety i wady wewnętrznego raportowania (możliwość wykrycia nadużyć w zarodku, poufność,ochrona dobrego imienia organizacji, przystępność, anonimowość, biurokracja, powódź informacyjna, brak wyszkolonych kadr).
• Podmioty zobowiązane do utworzenia kanałów dokonywania zgłoszeń.
• Opracowanie i wdrożenie indywidualnej procedury dokonywania zgłoszeń
• Szkolenia dla pracowników – zebranie oświadczeń o zapoznaniu się z procedurą.
• Podmioty uprawnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych: wyznaczona osoba,
• wyznaczony dział lub osoba trzecia.
• Wypracowanie modelu przesyłania i odbierania zgłoszeń.
• Gromadzenie i analizowanie dowodów – archiwizacja dokumentów.
• Prowadzenie postępowania wyjaśniającego – specyfika wewnętrznych postępowań
• wyjaśniających.
• Analiza zgłoszenia i plan działania (materiał dowodowy, dialog z sygnalistą, kontakt
• z zainteresowanymi, skład zespołu wyjaśniającego).
• Prowadzenie rozmów wyjaśniających – kluczowy etap postępowania.
• Informacje zwrotne udzielane sygnaliście - terminy.
• Wyciąganie konsekwencji i podejmowanie działań naprawczych.
• Zgłoszenie organom ścigania.
• Przygotowanie do kontroli funkcjonowania mechanizmu w organizacji.

1. Ochrona tożsamości sygnalisty.
2. Prowadzenie dokumentacji i rejestrów zgłoszeń.
3. Dokonanie zgłoszenia w drodze ujawnienia publicznego – szansa czy zagrożenie?

IV. Środki ochrony sygnalisty:

1. Zakaz działań odwetowych wobec sygnalisty.
2. Środki ochrony przed działaniami odwetowymi.
3. Środki wsparcia sygnalisty.
4. Wyzwania i wątpliwości związane z ochroną sygnalistów.

V. Możliwość skorzystania z outsourcingu – zlecenie obsługi sygnalistów podmiotowi trzeciemu

VI. Ćwiczenie praktyczne:

1. Przedstawienie fikcyjnego stanu faktycznego.
2. Omówienie prawidłowego przebiegu dokonania zgłoszenia kanałem wewnętrznym.
3. Podsumowanie postępowania wyjaśniającego i czynności naprawczych.

Członkowie Forum Sekretarzy Samorządów Województwa Opolskiego, kadra kierownicza, jak również osoby, które chcą poszerzyć swoją wiedzę z zakresu problematyki będącej przedmiotem szkolenia

Radca prawny, doktor nauk prawnych i adiunkt w Instytucie Prawa Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, praktyk prowadzący własną kancelarię, od 10 lat zajmujący się kompleksową obsługą prawną podmiotów z sektora prywatnego i publicznego, procedurami ochrony sygnalistów, wdrażaniem procedur przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz procedur antykorupcyjnych, przygotowuje oceny ryzyka, instrukcje postępowania, regulacje wewnętrzne i procedury prezentowe. Absolwentka Uniwersytetu Jagiellońskiego, autorka wielu publikacji z zakresu prawa gospodarczego, cywilnego oraz compliance zarówno w języku polskim, jak i angielskim. Ukończyła z wyróżnieniem kurs organizowany przez GIIF w zakresie zasad przeciwdziałania praniu pieniędzy i terroryzmowi oraz kurs organizowany przez CBA, na Uniwersytecie Ekonomicznym wykłada m.in. przedmioty związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i korupcją. Dysponuje doświadczeniem praktycznym popartym rzetelną wiedzą naukową oraz umiejętnościami dydaktycznymi. Od początku kariery zawodowej współpracuje z największymi małopolskimi kancelariami prawnymi.