Kontrola zarządcza w jednostkach pomocy społecznej (pcpr, cus, ops)

Kontrola zarządcza jest procesem długofalowym. Najważniejszą jej częścią jest wyznaczanie celów i zadań oraz monitorowanie ich realizacji. Aby wdrożyć kontrolę zarządczą w jednostce pomocy społecznej, należy wskazać cel jej funkcjonowania, odpowiadający istniejącym w Ośrodku procedurom: zarządzeniom, instrukcjom, zakresom obowiązków i upoważnień, systemowi bezpieczeństwa czy strukturze organizacyjnej. Aby ocenić, czy cele i zadania są realizowane, czy pojawiły się problemy i ewentualnie jak je rozwiązać, należy opracować sprawozdanie z wykonania planu i porównać z wynikami poprzedniej kontroli.

Zagadnienia jakie zostaną omówione podczas proponowanego szkolenia to działania zarządcze jednostki, w tym ryzyka występujące w zakresie wspierania osób i rodzin znajdujących się w trudnej sytuacji życiowej, ale tez w obszarze aktywizacji społeczności lokalnej, udzielania świadczeń pieniężnych i niepieniężnych osobom uprawnionym, dodatków, analizy i oceny potrzeb społecznych, infrastruktury socjalnej, wsparcia w sytuacjach kryzysowych, rozwoju usług społecznych, edukacji, poradnictwa, promowania aktywności społecznej, wolontariatu, pomocy młodzieży i współpracy z różnymi instytucjami.

Przedstawimy przykłady procedury wewnętrznej i rejestru ryzyk. Położymy nacisk przede wszystkim na dostarczenie skutecznych, praktycznych metod i technik oraz cennych doświadczeń i dobrych praktyk. Przy omawianiu zagadnień identyfikacji, analizy i oceny ryzyka oraz tworzenia celów i mierników wykorzystamy formy warsztatowe. Zapewni to efektywne przełożenie wiedzy i umiejętności uczestników szkolenia na praktyczne działania.

• zrozumienie czym jest kontrola zarządcza w praktyce poprzez przedstawienie dokumentacji związanej z obszarem pomocy społecznej, wspierania rodziny i usług społecznych tj.  wspierania osób i rodzin znajdujących się w trudnej sytuacji życiowej, ale też w zakresie aktywizacji społeczności lokalnej (młodzieży i osób starszych).
• zdobycie wiedzy i kompetencji w zakresie merytorycznego i praktycznego przygotowania uczestników do realizacji obowiązków w ramach kontroli zarządczej w jednostkach pomocy społecznej,
• omówienie działań niezbędnych i koniecznych dla właściwego przygotowania jednostki do realizacji obowiązków w zakresie kontroli zarządczej - omówienie minimalnych wymogów,
• zrozumienie kluczowych definicji oraz najbardziej uznanych modeli zarządzania organizacją,
• praktyczne omówienie standardów kontroli zarządczych dla jednostek sektora finansów publicznych na przykładach dokumentów spełniających wymóg standardu,
• zrozumienie celu zarządzania ryzykiem w tym identyfikacji, analizy i oceny ryzyka,
• uświadomienie sobie roli, znaczenia i podziału odpowiedzialności w ramach organizacji, w tym odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych,
• przeanalizowanie identyfikacji i oceny najczęściej spotykanych ryzyk w organizacji,
• nabycie umiejętności dokumentowania systemu kontroli zarządczej,
• zrozumienie roli audytu wewnętrznego w systemie kontroli zarządczej,
• zrozumieniu korzyści z wdrożenia skutecznego systemu kontroli zarządczej w jednostce dopasowanej do specyfiki jednostek zajmujących się osobami i rodzinami znajdujących się w trudnej sytuacji życiowej, ale też w zakresie aktywizacji społeczności lokalnej (młodzieży i osób starszych).

I.WPROWADZENIE DO KONTROLI ZARZĄDCZEJ.

1. Zasady i założenia kontroli zarządczej w ustawie o finansach publicznych.
2. Terminologia i definicje (pojęcie kontroli zarządczej, zarządzania ryzykiem, ryzyka, mechanizmy kontroli).
3. Elementy systemu wg. standardów kontroli zarządczej – praktyczne omówienie grup standardów oraz ich przełożenia na działania jednostek pomocy społecznej w obszarze działalności podstawowej (merytorycznej) oraz działalności pomocniczej.

II. ZARZĄDZANIE RYZYKIEM.

1. Praktyczne zarządzanie ryzykiem:

1. Etap 1 – identyfikacja ryzyka, w tym metody identyfikacji ryzyka – przykłady dotyczące obszaru: pracy socjalnej, świadczeń pieniężnych, świadczeń niepieniężnych, usług społecznych, działalności DPS, działalności domów Seniora i Klubów Seniora, dziennych domów wsparcia,
2. Etap 2- analiza ryzyka, w tym rodzaje i charakter ryzyk, skala ryzyka, ocena ryzyka i stosowanie zabezpieczeń,
3. Etap 3 - ocena ryzyka, w tym określenie progu dla ryzyka, hierarchizacja, rejestr ryzyka,
4. Etap 4 – reakcja na ryzyko - omówienie różnych możliwych strategii postępowania,
5. Etap 5 – monitorowanie i przegląd ryzyk, w tym komunikacja, raportowanie – minimalne wymagania.

III. AUDYT, DOKUMENTOWANIE, ODPOWIEDZIALNOŚĆ.

1. Monitoring i ocena kontroli zarządczej.
2. Rola audytu wewnętrznego w systemie kontroli zarządczej:

1. Systematyczna ocena systemu kontroli zarządczej - zadania audytora,
2. Doradztwo/ konsultacje/szkolenia.

3. Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej i sprawozdawczość:

1. Procedury wewnętrzne - regulamin kontroli zarządczej,
2. Rejestr ryzyka,
3. Sprawozdania i raporty – co powinny zawierać i jakie są wymogi prawne.

4. Odpowiedzialność za zaniedbania i luki w systemie kontroli zarządczej – przykłady przesłanek i odpowiedzialności.
5. Kontrola zarządcza w ocenie NIK, RIO – zakres oceny w jednostce.

IV. Podsumowanie, odpowiedzi na pytania.

• kierownicy jednostek organizacyjnych pomocy społecznej,
• dyrektorzy komórek organizacyjnych jednostek pomocy społecznej,
• koordynatorzy/pracownicy zajmujący się kontrolą zarządczą w jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej,
• kierownicy komórek audytu wewnętrznego, audytorzy wewnętrzni, asystenci audytu,
• pracownicy zajmujący się szacowaniem ryzyka w organizacji.

Radca prawny, audytor, trener, doradca, pracownik samorządowy od 1998 roku, audytor systemu finansów publicznych od 2002 roku. Z audytem wewnętrznym jest związany od samego początku systemu. Wykładowca na Uniwersytecie Jagiellońskim w Krakowie na Wydziale Prawa i Administracji w zakresie audytu wewnętrznego i kontroli zarządczej. Certyfikowany Trener Master Class Bussines Trainer. Doświadczony audytor - praktyk, który przeprowadził liczne audyty z zakresu działalności jednostek sektora finansów publicznych w tym w szczególności w obszarze finansów publicznych, zamówień publicznych, jednostek kultury, inwestycji budowlanych oraz szkolnictwa i projektów współfinansowanych ze środków UE.